Pandemi telah membuat semuanya berubah menjadi serba online dan paperless, Saat ini bekerja dari rumah atau yang biasa disebut WFH (work from home) menjadi tren baru di kalangan profesional. Ini dia cara membuat absensi online
Perusahaan dan instansi pemerintah sudah mulai menerapkan absensi secara online untuk memantau kinerja karyawan dari jarak jauh. Karena selama pandemi covid yang hampir berlangsung satu setengah tahun ini memaksa semua bagian mencari solusi untuk bisa mengontrol semua pekerjaan karyawannya dari jarak jauh.
Absensi karyawan online sebenarnya sudah banyak beredar di internet mulai dari yang gratis hingga yang berbayar. Salah satu absensi online yang gratis adalah yang disediakan oleh google yaitu google form.
Manfaat Menggunakan Absensi Online
- Memudahkan rekapitulasi data
Dengan adanya absensi online akan membantu perusahaan melakukan kontrol kepada karyawan saat bekerja dari rumah, absensi Online juga sangat berguna untuk memudahkan rekapitulasi data karena data kehadiran langsung terinput lebih cepat pada tabel yang telah tersedia dengan akurat. Rekapitulasi data absen tersebut nantinya digunakan untuk data penghitungan gaji, penilaian kinerja, dan juga kebutuhan data lainnya. Dengan menggunakan absensi online, bisa lebih cepat menghitung gaji karyawan dengan sistem yang lebih cepat, tepat, dan akurat, tidak perlu lagi memindahkan data manual ke komputer.
- Data terpantau Secara Real Time
Meskipun karyawan bekerja di rumah atau bekerja dilapangan, aktivitas pekerjaan masih bisa dipantau secara real time melalui absensi online. Bagian HRD yang khusus menangani karyawan cukup menyediakan form absen setiap hari dan cukup membagikan linknya untuk bisa di isi oleh karyawan dengan mudah. Bahkan dalam absensi bisa menyertakan dokumen foto kegiatan, lokasi atau dokumen pendukung bukti kehadiran.
Syarat dari absensi Online ada koneksi internet maka absensi online ini akan sangat memudahkan semua pihak yang berkaitan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Apalagi data absensi tersebut akan disinkronkan dengan sistem cloud yang dapat tersimpan secara otomatis.
- Lebih hemat
Karena saat ini perusahaan sudah sebagian besar pekerjaan WFO dan WFH maka absensi Online lebih efektif dan hemat biaya, karena perusahaan tidak perlu menyediakan peralatan untuk melakukan absen fingerprint maupun absen dengan alat mesin.
Bahkan perusahaan juga banyak menghemat biaya karena tidak perlu membeli alat absen, tidak perlu melakukan perawatan mesin absen, sehingga menghemat biaya.
- Penghitungan lebih akurat
Menggunakan absensi secara Online dapat disinkronkan dengan smartphone karyawan sehingga waktu dan tempat bisa tepat dan akurat untuk tetap terhubung dengan karyawan yang bersangkutan. Artinya apa yang ditampilkan di smartphone karyawan dengan perangkat laptop kantor akan sama dan terhubung. Sistem pencatatan absensi akurat dan transparan dan tidak akan bisa di ganti secara manual apabila di setting tidak bisa revisi.
- Meningkatkan kinerja karyawan
Dengan adanya absen Online akan meningkatkan kinerja bagian HRD yang melakukan input dan pemeriksaan karena dapat di kroscek langsung dengan karyawan yang bersangkutan dan langsung bisa menyajikan data rekapan yang bisa digunakan untuk menghitung gaji karyawan dengan cepat. Atau bisa dijadikan acuan penilaian kinerja bulanan maupun tahunan. Semua data aman tersimpan rapi pada Google drive atau bisa di download pada komputer kerja.
- Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Form
- Membuat Email gmail.
Untuk membuat absen Online harus memiliki Email Gmail. Setelah memiliki email Gmail baru bisa di lihat menu untuk pembuatan absen Online. Dengan cara :
- Buka Google Drive kemudian pilih Baru > Lainnya > Google Formulir.
- Kemudian kita tinggal dapat membuat formulir absensi. Untuk langkah selanjutnya akan mengedit isi dan kita membuat absensi karyawan. Pada umumnya dalam membuat absensi karyawan ada kolom nama, Jam Masuk, Jam Pulang, Kegiatan yang dikerjakan Hari tersebut.
- Edit pada Judul sesuai dengan kebutuhan
Setelah tersedia form yang bisa di isi dan modifikasi sendiri maka bisa mulai dengan membuat isian :
- Nama karyawan.
- Divisi
- Jam Masuk
- Jam Pulang
- Kegiatan Kerja
- Keterangan
- Dll sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Untuk Memberikan wajib diisi maka bisa diatur pada pojok kanan bawah ada keterangan wajib di isi dan untuk jawaban ada pengaturan pilihan ganda, paragraf dan lain sebagainya bisa diatur sesuai kebutuhan.
Untuk menambah pertanyaan kedua bisa klik tombol +. begitupun dengan Membuat kolom pertanyaan selanjutnya. seperti Divisi, jam Masuk, jam Pulang, Maupun Kegiatan Kerja hari ini dan Keterangan.
Setelah selesai membuat pertanyaan absensi maka tinggal membagikan link dengan copy Link yang nantinya dapat digunakan untuk membuka google form yang dapat diisi oleh para karyawan.
Untuk tahap membuat tampilan absensi sudah kita kerjakan. saatnya kita untuk merekap data absensi yang sudah dilakukan oleh karyawan.
- Klik Menu tanggapan.
Setelah membagikan Link absensi kepada semua karyawan maka tahap selanjutnya adalah melihat pada menu tanggapan dengan cara :
Kemudian klik tombol + Maka Google Form Sudah Terintegrasi dengan Excel Spreadsheet Google. Apabila semua karyawan sudah mengisi linknya maka secara otomatis form akan terisi sesuai dengan pengisian karyawan dan bagian SDM tinggal meng convert ke Excel atau mengolahnya sesuai dengan kebutuhan untuk penggajian atau untuk penilaian kinerja.
Untuk absen yang dibuat dengan jangka waktu tertentu dan setelah beda hari atau beda waktu tidak bisa diisi maka link tersebut hanya bisa diisi pada waktu yang telah ditentukan. Cara membuat Link dengan waktu yang terbatas adalah :
- Buka file Google Form yang tersimpan di Google Drive
- Tambahkan Pengaya (Add-on) formLimiter.
- Atur tanggal dan waktu Google Form akan ditutup
Maka secara otomatis absen hanya bisa diisi dengan batas waktu yang sudah ditentukan untuk menghindari adanya pengisian absen yang di luar batas jam, meskipun kita bisa memantau jamnya dengan mudah, namun kita bisa juga tidak teliti melihat jam pada hari yang berbeda. Untuk itu Limit Time pengisian absen sangat diperlukan.
- Cara membuat absensi Online dengan beberapa aplikasi terbaik
Selain dengan menggunakan google form kini telah tersedia banyak aplikasi yang menyediakan absensi online yang bisa di akses dengan mudah diantaranya :
- Aplikasi absensi Online Karyawan
Aplikasi ini memberikan fitur lengkap absensi online beserta laporan dengan mensinkronkan lokasi karyawan dimanapun berada. Selain itu juga difasilitasi untuk absen dengan foto selfie karyawan. Aplikasi ini telah digunakan oleh hampir 2000 perusahaan. Admin dilengkapi dengan dasbor untuk mengecek semua aktivitas absensi karyawannya
- Attendance by Talenta
Aplikasi ini juga menyediakan absensi secara online dengan lengkap dirancang mudah dan praktis untuk melacak lokasi karyawan yang dapat diintegrasikan dengan fingerprint. Rekap absensi juga tersedia pada dashboard yang disediakan untuk admin. Untuk setiap pengguna mempunyai otoritas berbeda sehingga tidak semua bisa akses fitur yang sama sesuai dengan kebutuhan dari karyawan.
- Aplikasi Kerjoo
Aplikasi ini juga menyediakan fitur absensi online yang mudah untuk digunakan dengan fasilitas :geotagging (GPS), face recognition & identification, absensi masuk, istirahat dan pulang, pengajuan lembur, jadwal kerja, laporan pekerjaan, riwayat kehadiran, data karyawan, dan data statistic
Dengan menggunakan google form maupun aplikasi yang tersedia pada smartphone akan memudahkan semua cara membuat absensi online sehingga semua pekerjaan kekaryawanan menjadi lebih efisien dan hemat.
Kredit Pintar membantu mewujudkan harapan anda dalam membeli peralatan kerja yang mendukung baik handphone, laptop, dan peralatan lainnya untuk kelancaran kerja. Dengan proses mudah dan cepat serta cicilan ringan.
Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi dan tips lain yang bermanfaat.
Silakan membaca 
