Memo Kredit Adalah Bagian Penting dalam Bisnis

Istilah memo kredit adalah dokumen khusus yang dikirimkan oleh penjual dengan tujuan mengurangi saldo pelanggan. Biasanya memo ini diberlakukan untuk saldo pelanggan yang ada. Pastinya di memo kredit harus dijelaskan alasannya ada memo ini dan berhubungan dengan faktur mana.

Biasanya memo ini memang digunakan untuk kepentingan bisnis antara penjual dan pembeli. Jadi Anda juga perlu memahami hal ini agar nantinya tidak sampai kebingungan ketika mendapatkan memo kredit tersebut di berbagai kondisi.

Tentu saja memo ini tidak bisa sembarangan diterbitkan. Ada berbagai alasan dan kondisi khusus yang menjadi alasan penerbitannya. Sehingga memo ini bisa menjadi informasi yang valid bagi kedua belah pihak dalam melakukan transaksi bisnis.

Sebelum mengetahui beberapa alasan keluarnya memo kredit, kita perlu pahami dulu kondisi saat memo kredit ini diterbitkan. Setelah terjadi penjualan maka penjual akan mengeluarkan faktur pada pembeli. Faktur tersebut berisikan keterangan pembelian dan total pembayaran.

Dalam kondisi tertentu, memo kredit adalah catatan khusus yang dikeluarkan jika ada penyesuaian terhadap pembayaran dari pelanggan. Sehingga nantinya akan mengurangi saldo yang harus dibayarkan pembeli kepada penjual.

Dengan adanya memo kredit ini juga akan memudahkan pembeli untuk melakukan entri jurnal memo kredit lebih tepat dari perspektif akuntansi. Termasuk membuat dokumentasi transaksi dan membayar saldo dalam jumlah yang tepat.

Baca juga: Pengertian Kredit serta Jenis dan Fungsinya

Alasan Memo Kredit Diterbitkan

Setelah diterbitkan, memo kredit adalah dokumen yang membuat piutang penjual dan utang pembeli menjadi berkurang jumlahnya. Alasannya bisa karena adanya kesalahan saat membuat faktur, komplain pembeli, pembeli mengembalikan barang rusak atau tidak sesuai, atau kesalahan perhitungan harga.

Alasan lain diterbitkannya memo kredit ini bisa juga karena penjual ingin menawarkan kredit pada pembeli. Hal ini biasanya dilakukan untuk menjaga hubungan baik dan hubungan kerja sama agar tetap bisa saling menguntungkan satu sama lain. Secara hukum dokumen ini juga bisa jadi bukti.

Jadi kesepakatan yang terjadi memiliki catatan secara administrasi, bukan sekadar saling percaya. Hal ini juga penting untuk mencegah masalah keuangan dan administrasi nantinya. Semua detail kesepakatan harus dituliskan dalam dokumen khusus seperti ini.

Informasi penting yang harus ada dalam pembuatan memo kredit adalah referensi ke nomor pesanan, referensi ke faktur terutang, keterangan barang dikreditkan, dan catatan singkat alasan memo diterbitkan. Semua harus tercatat sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan tentunya.

Adanya informasi yang jelas maka pembeli juga bisa melakukan pengecekan mengenai jumlah utang mereka. Sehingga dokumen ini bisa menjadi catatan penting untuk masing-masing pihak.

Fungsi Memo Kredit bagi Bisnis

Selain alasan di atas, memo kredit juga memiliki fungsi lain yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan bagi bisnis. Fungsi tersebut di antaranya:

• Menjaga hubungan kerja sama

Memo kredit adalah bukti yang kuat adanya kesepakatan dan transaksi antara penjual dan pembeli. Sehingga dapat mencegah adanya risiko konflik antara kedua belah pihak. Jika memang terjadi kesalahan maka bisa diselesaikan secara profesional berdasarkan dokumen yang ada.

•  Meminimalisasi risiko kesalahan

Memo kredit bisa dijadikan dokumen untuk melakukan pengecekan barang yang dikirimkan apakah sudah lengkap atau belum. Begitu juga ketika terhadi kesalahan pengiriman barang pesanan bisa dicek dari memo kredit tersebut.

• Meningkatkan kinerja dalam bisnis

Dokumen ini bisa jadi alat melakukan evaluasi kinerja dari berbagai lini dalam bisnis Anda. Sehingga ke depannya kinerja bisnis Anda juga bisa terus berkembang dan semakin profesional dalam menjalin hubungan kerja dengan berbagai pihak.

Pembuatan memo kredit adalah bukti profesionalitas dalam menjalankan bisnis. Apapun transaksi yang dilakukan dan segala hal yang terjadi di lapangan ada catatan dokumennya. Sehingga kepercayaan pembeli tentunya juga akan semakin meningkat dengan adanya memo penting seperti ini.

Baca juga: Cara Mengajukan Kredit Usaha Rakyat, Ini 3 Langkahnya

Pentingnya Memo Kredit dalam Bisnis

Saat Anda sebagai penjual harus mengeluarkan memo kredit sebenarnya tidak perlu merasa dirugikan. Tentu saja ada berbagai kesepakatan yang bisa dilakukan dengan pihak pembeli sehingga tetap menguntungkan bagi Anda dan relasi bisnis lainnya.

Adanya memo kredit adalah bagian penting dari transaksi pembelian yang perlu dilakukan dalam kondisi tersebut. Berikut tujuan penting diterbitkannya memo kredit yang perlu Anda perhatikan agar nantinya dapat lebih memahami pentingnya memo ini dalam bisnis.

• Memenuhi kebutuhan administrasi secara tertib. Adanya catatan administrasi yang lengkap tentu akan sangat membantu jika suatu saat membutuhkan bukti transaksi yang sudah pernah dilakukan.
• Menjadi catatan kesalahan yang sudah terjadi, sehingga Anda bisa belajar dari kesalahan itu dan memperbaiki sistem. 
• Meminimalisasi adanya masalah pada laporan keuangan nantinya. Jika Anda benar-benar memperhatikan catatan keuangan dan administrasi maka saat ada laporan yang kurang pas bisa dengan mudah ditemukan sumbernya karena ada memo kredit yang tersimpan.
• Memberikan jaminan dan rasa aman bagi pembeli untuk melakukan transaksi dengan Anda. Jika memang ada barang yang kurang puas bagi pembeli atau terjadi kerusakan, penjual bersedia mengurangi saldo yang harus dibayarkan.
• Bentuk tanggung jawab dari pelaku bisnis. Sehingga pembeli Anda juga percaya jika memang ada kesalahan maka Anda sebagai penjual tidak akan lari dari tanggung jawab dan bersedia memperbaiki kondisi tersebut.

Begitu besar kegunaan dari memo kredit berdasarkan tujuannya tersebut. Bahkan kredibilitas dan profesionalitas sebagai penjual juga bisa ditunjukkan dari adanya memo kredit ini. Jadi bukan hanya sekadar catatan transaksi semata.

Baca juga: 4 Pinjaman Modal Usaha Ini Bisa Jadi Solusi Bisnis Anda

Bedanya Memo Kredit dan Memo Debit

Untuk memo kredit adalah dokumen khusus dari penjual, tetapi memo debit asalnya dari pihak pembeli. Memo tersebut diterbitkan karena pembeli ingin mengembalikan barang yang sudah dibeli lengkap dengan alasan di dalamnya.

Dalam memo kredit, jumlah saldo yang harus dibayarkan bisa berkurang atau disesuaikan. Sehingga pihak penjual tidak perlu mengembalikan uang kepada pembeli, tetapi nantinya pembeli akan membayar sesuai jumlah saldo yang sudah disesuaikan.

Memo debit juga bisa digunakan sebagai bukti pengurangan utang dari pembeli. Sehingga kedua belah pihak juga bisa melakukan pengecekan ulang terhadap transaksi yang sudah dilakukan. Memang kedua dokumen ini sangat penting dalam hubungan transaksi jual-beli.

Oleh karena itu, jangan sampai ada kesalahan dalam menulisnya. Baik itu memo debit atau memo kredit adalah dokumen yang sama-sama penting sebagai catatan transaksi. Penjual maupun pembeli juga akan mencatatnya untuk kebutuhan administrasi masing-masing, termasuk perhitungan akuntansi.

Dengan penggunaan memo yang tepat maka tidak akan ada masalah dan konflik di kemudian hari. Semuanya sudah tercatat rapi dan terekam jelas dalam memo. Kesepakatan transaksi juga bisa dilakukan berdasarkan informasi yang ada dalam memo tersebut.

Klien atau pembeli adalah bagian penting dari sebuah bisnis. Sehingga menjaga hubungan kerja sama yang baik harus diupayakan dari berbagai sisi. Memo kredit adalah salah satu bukti tanggung jawab dan cara penjual untuk menjaga hubungan bisnisnya tetap baik dengan cara profesional.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.