Dalam urusan meminjam barang atau peralatan ada suatu dokumen tertulis yang disebut sebagai surat peminjaman barang yang akan dipergunakan dalam mengatur tata tertib dalam prosesnya. Karena banyak yang belum pernah membuatnya maka contoh surat peminjaman barang masih sedikit ditemukan dalam konteks kegiatan sehari-hari. Bagi beberapa pihak yang masih awam dan baru mengenal surat peminjaman barang, maka bacalah artikel ini yang berisikan informasi terkait dengan macam-macam, fungsi dan contoh surat peminjaman barang secara lengkap.

Fungsi Surat Peminjaman Barang

Pada umumnya surat peminjaman barang adalah dokumen tertulis sebagai perantara antara peminjam dan pemilik barang. Tidak hanya sebagai bukti perantara saja, surat peminjaman barang punya banyak fungsinya. Di bawah ini adalah beberapa fungsi dari dokumen tertulis ini.

Mudah Dalam Urusan Pendataan atas Inventaris

Sebuah perusahaan yang punya hak milik atas peralatan atau inventaris diharuskan untuk membuat surat peminjaman barang saat ada yang berkenan meminjam. Mencatat beberapa pihak yang meminjam barang penting untuk menyertakan informasi sehubungan dengan lama waktu pinjaman dan ketentuan lainnya perihal prediksi dari keadaannya saat waktu pengembalian.

Selain itu dengan dokumen tertulis yang dibuat dari kedua belah pihak, maka yang meminjamkan barang juga punya bukti data dari siapa saja yang mendapat pinjaman. Pastikan tidak ada barang yang belum dibuatkan dokumen ini karena ada kemungkinan pihak curang dalam prosedur meminjam dan pengembaliannya.

Sebagai Pertanggungjawaban atas Barang Pinjaman

Sebagai bentuk solidaritas dan keadilan dalam peminjaman barang maka dokumen tertulis ini justru dibuat dengan dasar pertanggungjawaban. Jika meminjam maka harus bisa mengkondisikan barang dalam keadaan yang tepat sampai saat waktu mengembalikannya. Sedangkan itu contoh surat peminjaman barang dalam pengaplikasiannya di kehidupan sehari-hari dapat mencegah kejadian yang tidak diinginkan dari kondisinya. Sehingga pihak yang meminjamkan juga mendapat garansi dengan membuat dokumen tertulis atas kesepakatan bersama.

Alat untuk Menjamin Agar Barang Tidak Rusak

Seperti yang diketahui tentang surat peminjaman barang dibuat dengan persyaratan yang sudah saling disepakati bersama antara dua belah pihak pelaku. Dengan begitu sebelum melalui proses pembuatan surat berikut ini, ada diskusi terlebih dahulu hingga menemukan kata sepakat. Oleh karena itu adanya surat peminjaman barang dapat menjamin agar barang yang dipinjam tidak rusak, melalui prosedur pemeliharaan peralatan yang tepat. Apabila barang rusak, maka ada jaminan yang sudah tertulis di dalam suratnya.

Jenis Surat Peminjaman Barang

Membahas mengenai contoh surat peminjaman barang itu sendiri ada banyak jenisnya. Selain dikenal sebagai sarana pendataan dan memudahkan inventaris untuk urusan perkantoran, ada beberapa pihak lainnya yang juga diperuntukkan membuat surat peminjaman barang. Ini adalah jenis-jenisnya.

1. SPB Kantor

Kantor adalah tempat yang kegiatan pinjam barangnya tergolong rapid. Ada beberapa barang untuk kebutuhan membuka perkantoran sehingga meminjamnya dari pihak yang menyediakan akan meringankan. Sebaliknya bagi karyawan yang memakai inventaris kerja untuk kebutuhan kerja hybrid juga membutuhkan adanya surat peminjaman barang.

2. SPB Sekolah

Tempat lainnya yang selalu ada kegiatan peminjaman barang adalah sekolah. Ada beberapa sekolah menyediakan peralatan belajar bagi para muridnya yang bisa dibawa pulang seperti halnya buku belajar, modem WiFi, laptop, peralatan olahraga hingga lainnya. Contoh surat peminjaman barang untuk urusan sekolah tergolong tidak rumit karena adalah instansi sederhana.

3. SPB Universitas

Sama halnya dengan sekolah, universitas juga menyediakan kegiatan peminjaman barang atau peralatan guna mendukung kelancaran belajar dan aktivitas seorang mahasiswa/i. Ada beberapa kasus mahasiswa yang butuh perlengkapan untuk praktikum, melakukan kegiatan event seperti ospek dan masih banyak lainnya yang jelas butuh meminjam dari pihak inventaris suatu universitas.

4. SPB Milik Instansi Pemerintah

Sedangkan itu pemerintah adalah sebuah instansi skala cukup besar yang bisa jadi jembatan dari segala program masyarakat agar terlaksana. Jadi adanya surat peminjaman barang bisa dilakukan oleh masyarakat ke pihak pemerintahan agar kegiatan suatu program resmi bisa berjalan. Misalkan program touring yang butuh inventori mobil tour atau learning in road dimana butuh alokasi peralatan yang mewadahi.

5. SP Kendaraan

Meminjam kendaraan bisa lewat suatu instansi juga. Seperti halnya peminjaman kendaraan disediakan oleh suatu instansi tertentu dalam meringankan dan mengalokasikan fasilitas ke para pegawainya. Beberapa instansi yang butuh dalam membuat contoh surat peminjaman barang dan menyediakan mobil sebagai sarana transportasi adalah parpol, perusahaan penerbangan, pabrik skala besar dan lainnya.

6. SPB Event atau Kegiatan

Event dalam kota ataupun event skala besar kadang kalanya butuh peralatan yang lebih lengkap, terkadang untuk bisa mengadakan yang meriah maka dibutuhkan vendor peralatan event. Jelas jika menyelenggarakan event maka surat peminjaman barang adalah hal yang nggak boleh dilewatkan agar pendataan inventaris event sesuai.

7. SP Buku dan Koleksi Perpustakaan

Perpustakaan juga butuh membuat contoh surat peminjaman barang yang digunakan bagi para pustakawan yang baru merintis usaha tempat ini bisa melengkapi koleksi dari buku, komik, novel, ensiklopedia, perlengkapan pendukung (layar LCD dan proyektor, desktop, mesin pembuat kopi, sofa-sofa dan meja).

8. SP Alat Berat atau Mesin

Penggunaan alat berat dan mesin sering kalinya dibutuhkan dan manfaatnya bagi pengerjaan proyek pembangunan, perbaikan sampai dengan awal berdirinya pabrik. Oleh karenanya harus ada surat peminjaman barang yang jadi bukti perantara dari pinjaman alat berat dan mesin.

Format dari Surat Peminjaman Barang

Bagi yang belum pernah membuat contoh surat peminjaman barang, berikut adalah tatanan formatnya yang perlu untuk diketahui:

Kop Surat yang berisikan identitas instansi atau perusahaan yang meminjam.
Tanggal yang menyatakan kapan surat dibuat agar jelas.
Tujuan yang menyebutkan nama pihak yang menerima surat.
Perihal menunjukkan jenis surat.
Identitas Pemohon yaitu identitas atas nama, instansi maupun jabatan pemohon.
Isi Surat berisi detail barang pinjaman mulai dari nama barang, jumlah, alasan penggunaan dan durasi pinjam.
Daftar Barang Pinjam yaitu detail barang yang dipinjam apa saja, jumlah, spesifikasi.
Pernyataan Tanggung Jawab yang menyatakan jika peminjam akan bertanggungjawab atas barang.
Ucapan Terima Kasih.
TTD dari kedua belah pihak.