Bagaimana Agar Menyampaikan Feedback yang Baik?

Feedback adalah salah satu cara efektif untuk memberikan motivasi serta menunjukkan kepedulian. Penggunaan feedback atau umpan balik juga tidak terbatas pada bisnis saja. Hampir dalam seluruh aspek kehidupan, selalu ada umpan balik yang Anda terima atau berikan. Lalu, bagaimana agar umpan balik yang Anda berikan bisa lebih menyampaikan feedback dan diterima?

Mengenal Jenis-Jenis Feedback

Anda mungkin mengira bahwa hanya ada satu bentuk umpan balik yang bisa Anda terima atau berikan. Namun pada prakteknya, ada beberapa jenis umpan balik yang bisa Anda temukan. Berikut ini adalah beberapa jenis feedback sesuai dengan hasil responnya:

1. Feedback Positif

Saat Anda memberikan suatu saran, lawan bicara Anda mampu menerima saran tersebut dengan baik. Dengan kata lain, penerima memberikan persetujuan dan mau melakukan usulan, saran, atau rekomendasi yang Anda berikan

Bentuk respon seperti ini merupakan bentuk umpan balik positif. Dalam bentuk ini, lawan bicara Anda memahami apa yang Anda coba sampaikan dan komunikasikan.

2. Feedback Negatif

Tidak setiap respon atau saran yang Anda berikan akan diterima dengan baik. Ada kalanya, lawan bicara Anda memberikan pernyataan tidak setuju, tidak peduli, atau tidak suka dengan saran yang Anda berikan. Bentuk terbalik dari umpan balik positif ini merupakan bentuk umpan balik negatif.

3. Feedback Netral

Umpan balik netral berada di antara umpan balik negatif dan umpan balik positif. Artinya, penerima tidak menunjukkan bentuk yang jelas antara negatif atau positif. Misalnya, ketika lawan bicara seperti diam saja atau tidak memberikan respon apapun pada Anda.

4. Feedback Internal

Umpan balik internal adalah umpan balik yang disampaikan oleh seseorang kepada dirinya sendiri. Misalnya, ketika Anda menyadari bahwa Anda salah mengucapkan kalimat saat menyampaikan sesuatu, kemudian Anda langsung memperbaikinya dengan mengucapkan kalimat lain yang Anda rasa lebih tepat dan sesuai.

5. Feedback Eksternal

Umpan balik eksternal adalah umpan balik yang paling umum terjadi. Misalnya ketika Anda melakukan sesuatu, lalu orang lain memberikan umpan balik atau respon terhadap hal tersebut. Umpan balik eksternal bisa diberikan dalam bentuk positif atau negatif.

Fungsi Feedback

Fungsi feedback sebenarnya cukup banyak. Tergantung ruang lingkup dan orang yang menggunakan umpan balik tersebut. 

Dalam ruang lingkup bisnis, umpan balik bisa diberikan oleh pelanggan kepada pebisnis atau sebaliknya. Misalnya, pada saat pelanggan memberikan testimoni atau ulasan atas produk yang mereka terima. Umpan balik semacam ini umumnya dilakukan sebagai bentuk apresiasi atau saran untuk perbaikan ke depannya.

Contoh umpan balik lainnya adalah saat pelanggan memberikan komentar di sosial media bisnis anda, lalu Anda memberikan tanggapan sebagai bentuk profesionalitas.

Selain itu, umpan balik bisa juga dilakukan oleh guru dan murid. Misalnya pada saat murid mengumpulkan tugas dari guru. Kemudian guru akan memeriksa tugas yang dikerjakan oleh murid dan memberikan umpan balik. Umpan balik seperti ini dilakukan agar murid dapat mempelajari kesalahan dan membetulkannya di lain waktu.

Cara Menyampaikan Feedback

Agar umpan balik bisa diterima dengan baik, Anda perlu memahami cara-cara menyampaikan umpan balik dengan tepat. Berikut ini adalah beberapa tips menyampaikan feedback yang bisa Anda terapkan:

1. Feedback Disampaikan Secara Spesifik

Saat memberikan umpan balik, pastikan Anda menyampaikan secara spesifik. Dengan begitu, lawan bicara Anda dapat segera memahami tujuan Anda dan mengerti apa yang Anda maksudkan. Umpan balik spesifik juga membuat komunikasi berjalan dengan lebih efektif dan umpan balik lebih dapat diterima secara positif.

2. Feedback Dilakukan Secara Tertutup

Tidak ada orang yang senang diberi tahu kekurangan di depan umum. Karena itu, saat Anda ingin memberikan umpan balik terkait kekurangan seseorang, pastikan Anda melakukannya di tempat tertutup. Umpan balik seperti ini umumnya dilakukan di dunia kerja. Saat seorang atasan ingin memberi umpan balik kepada staf-nya, mereka akan meminta staf tersebut untuk datang ke ruangannya.

Umpan balik yang dilakukan secara tertutup membuat orang yang menerima umpan balik tidak merasa dipermalukan. Sehingga, tujuan umpan balik lebih bisa diterima dengan baik. 

3. Feedback Bersifat Objektif

Ketika memberikan umpan balik, pastikan umpan balik tersebut bersifat objektif. Apalagi jika Anda ingin memberikan umpan balik atas kesalahan besar yang terjadi. Pastikan Anda telah menenangkan diri, melakukan evaluasi situasi, dan memilih kata dengan hati-hati.

Dengan cara ini, umpan balik yang Anda berikan akan lebih bermanfaat dan lebih bermanfaat untuk perkembangan tim ke depannya.

4. Memberikan Waktu untuk Tanggapan

Saat memberikan umpan balik, Anda perlu menyadari bahwa umpan balik merupakan salah satu bentuk komunikasi dua arah. Karena itu, berikan waktu bagi lawan bicara Anda untuk menanggapi umpan balik sesuai keinginan dan kesiapannya.

Berhati-hatilah agar tidak terburu-buru dalam menyampaikan umpan balik dan menerima tanggapan dari lawan bicara Anda.

5. Lihat Progress Selanjutnya

Saat memberikan umpan balik, Anda mungkin berharap tujuan Anda akan segera tercapai. Akan tetapi, diperlukan kesabaran untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Karena itu, lihat bagaimana progress selanjutnya.

Jika ada perkembangan setelah Anda melakukan umpan balik, maka tujuan dari umpan balik tersebut sudah tercapai. Dan Anda bisa melakukan pemantauan berkala untuk melihat progress dari umpan balik yang Anda berikan.

Tips Menerima Feedback

Selain memberikan umpan balik, ada kalanya Anda juga perlu menyampaikan feedback. Lalu bagaimana cara untuk menerima umpan balik dengan baik?

1. Fokus untuk Perbaikan

Saat seseorang memberikan umpan balik, tentu saja dia berharap kita melakukan perubahan ke arah yang lebih baik. Karena itu, Anda bisa mencoba mengevaluasi diri dan mempertimbangkan apa perbaikan yang harus Anda lakukan.

2. Terima dengan Kepala Dingin

Anda mungkin selalu berusaha memberikan umpan balik dengan baik. Namun, tidak semua orang memahami cara memberikan umpan balik dengan baik. Karena itu, usahakan untuk menerima umpan balik apapun dengan kepala dingin. Bahkan meskipun cara penyampaian umpan balik tersebut terasa salah.

3. Minta Contoh Perilaku

Jika orang yang memberikan umpan balik pada Anda cukup kooperatif, tidak ada salahnya untuk meminta contoh perilaku seharusnya dari umpan balik yang Anda terima.

4. Berikan Perhatian

Saat orang lain memberikan umpan balik, usahakan Anda memberikan perhatian penuh kepada orang tersebut. Hal ini seringkali diperlukan untuk menghindari salah paham.

5. Gunakan Kecerdasan Emosi

Mungkin saja Anda sedang dalam kondisi marah atau kesal saat menerima umpan balik dari orang lain. Meskipun begitu, usahakan untuk meredakan emosi Anda lebih dulu dan terima umpan balik tersebut dengan baik.

Itulah beberapa tips Menyampaikan feedback dan menerima umpan balik. Saat memberikan umpan balik, pastikan Anda melakukannya untuk membantu orang lain menjadi lebih baik. Sehingga, umpan balik yang Anda berikan lebih mudah diterima.

Dan saat Anda menerima feedback, anggap hal tersebut sebagai kesempatan Anda mengenal diri lebih baik lagi. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi Anda menerima feedback tersebut secara positif. Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi dan tips lain yang bermanfaat.