Cara Membuat Surat Rekomendasi yang Baik dan Benar

Apakah Sobat Pintar sudah tahu apa itu surat rekomendasi, atau surat referensi? Dan bagaimana cara membuat surat rekomendasi tersebut? Jika belum, dibawah ini adalah penjelasan mengenai pengertian surat referensi beserta cara membuatnya.

Pengertian Surat Rekomendasi

Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau atasan tertentu yang berisi keterangan mengenai penilaian kinerja karyawan atau sikap karyawan di tempat kerja. Dengan kata lain surat referensi  merupakan surat yang ditulis oleh seorang pimpinan atau rekan kerja untuk menyoroti keterampilan dan prestasi seorang karyawan selama mereka bekerja sama.

Secara sederhana surat referensi adalah sebagai saran yang menganjurkan, menguatkan, atau membenarkan seseorang tepat dan layak mendapatkan persetujuan dari pihak ketiga.

Surat referensi ini sangat bermanfaat, baik bagi pihak yang meminta maupun bagi pihak yang memberi. Bagi pihak yang meminta surat referensi berguna sebagai dukungan moral ketika bekerja ditempat yang baru. Sedangkan bagi pihak yang memberi, surat referensi ini merupakan bentuk pelayanan dan menjaga silaturahmi dengan pihak yang meminta rekomendasi.

Sedangkan bagi pihak ketiga surat referensi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menerima bekerja di tempatnya. Melalui surat referensi ini pihak ketiga dapat mengetahui identitas pribadi, karakter, prestasi, maupun kepribadian orang tersebut sehingga dapat menjadi pertimbangan apakah yang bersangkutan layak diterima atau tidak.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari surat referensi yaitu:

Kepala surat referensi terdiri dari:

• Kop surat, biasanya kop surat dibuat lengkap beserta dengan alamatnya
• Terdapat kata “SURAT REKOMENDASI” yang biasa ditulis dengan huruf kapital semua secara simetris
• Nomor surat biasanya ditulis dibawah kata SURAT REKOMENDASI

Isi/tubuh surat referensi terdiri dari:

1. Pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan surat referensi tersebut
2. Identitas dari pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat atau tanggal lahir, alamat dan lain-lainnya yang dianggap perlu.
3. Penjelasan mengenai kepribadian, kelakuan, serta karakter dari orang tersebut
4. Klausa penutup, berupa harapan mengenai dapat dimanfaatkannya surat referensi tersebut.

Kaki surat referensi terdiri dari:

1. Tempat dan tanggal dikeluarkannya surat referensi tersebut
2. Identitas pihak penanggung jawab surat referensi tersebut
3. Jabatan penanggung jawab
4. Tanda tangan dan nama terang
5. NIP , nomor anggota atau sejenisnya
6. Stempel atau cap

Cara Membuat Surat Rekomendasi

1.  Mulai dengan Alamat dan Salam

Untuk membuat surat referensi terlihat formal gunakan kop surat perusahaan. Dan letakkan tanggal saat menulis surat di baris pertama, lalu tulis nama penerima, posisi, dan alamat bisnis di bawahnya. Karena surat ini bersifat resmi, maka anda bisa memulainya dengan kata salam misalnya, kata “Yang Terhormat” dan diikuti dengan salam yang benar untuk penerima surat  seperti kata “Ibu” atau “bisa juga “Tuan” sesuai dengan sebutan profesinya contohnya “Dr.” untuk dokter atau “Profesor”. 

2. Membuka Surat referensi dengan Benar

Memulai surat referensi dengan benar. Di paragraf pertama atau pembuka surat referensi yaitu sebutkan rincian hubungan kerja Sobat Pintar dengan orang yang Sobat Pintar rekomendasikan. Seperti menyebutkan jabatan Sobat Pintar, nama orang yang Sobat Pintar rekomendasikan, lalu jabatannya, serta hubungan kerja Sobat Pintar (atasan atau rekan kerja), dan terakhir lama waktu Sobat Pintar bekerja sama.

3. Menulis Surat dengan Baik

Di Bagian badan surat itu, memiliki dua atau tiga paragraf mengenai rincian keterampilan, prestasi, dan pengetahuan orang yang direkomendasikan. Sobat Pintar bisa menuliskan secara ringkas daftar bidang keahlian orang tersebut dan tuliskan apa yang anda ketahui tentang kemampuan kandidat atau sikap sebagai karyawan di paragraf terakhir dari tubuh. 

Dan biasanya pengusaha tidak hanya mempekerjakan pelamar berdasarkan keterampilan teknis saja, jadi sebutkan atribut positif seperti keteguhan, inisiatif, serta kejujuran. 

4. Kaki Surat perintah Penutupan Ayat

Mengakhiri surat referensi dengan catatan positif seperti menjelaskan kontribusi orang tersebut sangat berharga bagi perusahaan atau menekankan bagaimana kemampuan orang tersebut menjadi salah satu aset bagi siapapun yang akan mempekerjakan orang tersebut di masa akan datang.

 Lalu akhiri paragraf dengan memberi kesempatan untuk menghubungi Sobat Pintar jika ada pertanyaan yang ingin ditanyakan oleh penerima.

5. Menutup Dengan Tanda Tangan Profesional

Setelah menulis kata “Hormat kami” Sobat Pintar bisa menyertakan judul pekerjaan, alamat email, kantor, dan nomor telepon kantor di bawah tanda tangan Sobat Pintar untuk menunjukkan bahwa Sobat Pintar adalah sumber rekomendasi yang sah kepada penerima yang diberikan untuk memberi rekomendasi yang baik.   

Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa surat referensi harus dibuat oleh pimpinan atau atasan di tempat Sobat Pintar bekerja dan tidak boleh dibuat sendiri.

Demikianlah pengertian dan prosedur pembuatan surat referensi yang dapat menjadi acuan bagi Sobat Pintar dalam membuat surat referensi.