Kemajuan teknologi membuat segala aktifitas manusia menjadi semakin mudah karena banyak kegiatan bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Contohnya saja, membuat dan mengirim lamaran kerja secara digital. Ini adalah Cara membuat lamaran kerja.

Nah, salah satu cara membuat lamaran kerja seperti yang dimaksud adalah menulis dan mengirim lamaran kerja lewat email.

Apa Saja yang Dibutuhkan Untuk Membuat Lamaran Kerja?

Sebelum mengetahui cara membuat lamaran kerja lebih lanjut, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu berkas-berkas apa saja yang harus dipersiapkan untuk melamar kerja. Apa sajakah itu? Berikut daftarnya!

Surat lamaran kerja
Curriculum Vitae (CV) atau daftar riwayat hidup
Ijazah kelulusan
Portofolio atau kumpulan hasil karya Anda selama ini
Sertifikat pendukung Anda misalnya sertifikat prestasi, training, dan lain-lain
Surat Keterangan Sehat
Surat Keterangan Catatan Kepolisian

Cara Menulis Lamaran Kerja yang Baik dan Benar

Salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat lamaran kerja adalah bagaimana cara menulis surat lamaran kerja yang baik dan benar. Selain sebagai sebuah surat permintaan resmi dari Anda sebagai pelamar kepada perekrut, surat lamaran kerja juga dapat menjadi identitas Anda yang dilihat oleh perekrut.

Adapun struktur atau format surat lamaran kerja resmi yang berlaku di dunia kerja itu adalah seperti berikut.

Tulis dengan lengkap tanggal dan tempat penulisan surat lamaran
Jelaskan tujuan surat lamaran serta nama dan alamat lengkap perusahaan yang akan dilamar
Gunakan salam pembuka juga kata pengantar
Masukkan data diri seperti nama lengkap, jenis kelamin, TTL, pendidikan terakhir, alamat email, serta nomor kontak yang dapat dihubungi
Pengalaman kerja yang dimiliki
Daftar kelebihan dan keahlian lain yang Anda punya
Penutup yang mengandung harapan agar Anda diterima serta ucapan terimakasih
Cantumkan tanda tangan dan nama lengkap

Untuk mendukung pengalaman kerja, skill atau keahlian yang Anda sebutkan dalam surat lamaran kerja, ada baiknya lampirkan berkas atau dokumen yang dimaksud sebagai bukti. Tentunya, ini juga menjadi nilai plus atau kelebihan tersendiri bagi Anda.

Urutan Dokumen atau Berkas Lamaran Kerja yang Benar

Sebelum memasukkan dokumen lamaran kerja ke dalam amplop atau mengirimkan file berkas lamaran tersebut lewat email, ada baiknya Anda juga harus memperhatikan urutan berkas-berkasnya. Meski terdengar sepele, namun sebenarnya ini sangatlah penting untuk dilakukan bila ingin lamaran kerja Anda tidak langsung ditolak mentah-mentah oleh HRD.

Lalu apa sajakah urutan berkas lamaran kerja yang tepat seperti yang dimaksud di atas? Berikut langkah-langkahnya!

1. Curriculum Vitae (CV)

Berkas pertama yang harus dipersiapkan adalah Curriculum Vitae (CV) atau daftar riwayat hidup. Dalam amplop lamaran kerja atau email, CV harus diletakkan di bagian paling awal atau urutan paling atas. Tujuannya adalah untuk memudahkan tim HRD dan perekrut saat akan menyeleksi Anda.

2. Surat Lamaran Kerja

Urutan kedua dalam upaya atau cara membuat lamaran kerja adalah menulis surat lamaran kerja. Surat ini merupakan surat resmi berisi permohonan lamaran kerja dari para pelamar yang ditujukan kepada HRD atau pimpinan perusahaan. Oleh karena sangat penting, maka berkas yang satu ini wajib ditaruh di bagian depan urutan berkas lamaran kerja.

3. Portofolio

Berkas yang satu ini cukup penting bahkan sangat vital untuk dilampirkan bila Anda memiliki pengalaman kerja segudang. Dalam dokumen ini, HRD atau perekrut bisa melihat hasil karya atau hasil kerja yang pernah Anda lakukan agar bisa menjadi acuan bagi mereka untuk menyeleksi Anda.

4. Paklaring (Surat Pengalaman Kerja)

Berkas yang satu ini berlaku bagi Anda yang sudah punya pengalaman bekerja sebelumnya. Namun untuk Anda yang masih freshgraduate, paklaring atau surat pengalaman kerja bisa dilewatkan. Sementara bagi yang sudah berpengalaman, paklaring dapat membantu HRD melihat rekam jejak Anda selama ini.

5. Fotokopi Ijazah

Berkas selanjutnya setelah portofolio dan paklaring (untuk yang berpengalaman) adalah fotokopi ijazah yang sudah dilegalisir. Fungsi ijazah disini adalah agar HRD bisa memastikan HRD apakah Anda memang merupakan lulusan universitas pemberi ijazah itu atau tidak.

6. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)

Urutan berkas setelah ijazah adalah SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian. Umumnya surat keterangan ini selalu menjadi salah satu syarat melamar kerja baik itu di perusahaan negeri maupun swasta. Mungkin ada juga perusahaan yang tidak meminta namun tidak ada salahnya Anda membuatnya terlebih dahulu untuk antisipasi.

7. KTP dan NPWP

Dua identitas pribadi yang harus ada dalam berkas lamaran kerja adalah KTP dan NPWP. Fotokopi kedua identitas Anda tersebut lalu masukkan ke dalam lembar berkas lamaran kerja. Apabila Anda mengirimkan berkas lamaran secara manual atau lewat pos maka berkas identitas bisa Anda letakkan di bagian depan agar tidak tercecer.

8. Surat Keterangan Sehat

Terkadang ada perusahaan yang juga mewajibkan para pelamarnya menampilkan surat keterangan sehat dari dokter atau rumah sakit. Apalagi mengingat dengan keadaan dunia saat ini. Nah, untuk itu berkas yang satu ini bisa Anda lampirkan setelah identitas di urutan belakang.

9. Dokumen Tambahan

Dokumen atau berkas lamaran kerja terakhir yang bisa Anda tambahkan adalah berkas tambahan lainnya. Berkas atau dokumen tambahan yang dimaksud disini adalah sertifikat magang, pelatihan atau training, organisasi, seminar bahkan hingga skor TOEFL atau IELTS yang pernah Anda ikuti. Jika tidak punya, Anda bisa melewatkan dokumen yang satu ini.

Cara Melamar Kerja Lewat Email

Meskipun sudah banyak media sosial canggih lain yang mampu memberikan banyak manfaat bagi penggunanya, email tetap tidak tergantikan. Selain digunakan secara luas demi kepentingan formal seperti bisnis dan perkantoran, email juga sering dipakai oleh banyak instansi baik itu swasta maupun negeri demi menunjang aktivitas mereka.

Nah, salah satu fungsi istimewa email yang banyak digunakan oleh sebagian besar perusahaan di seluruh dunia adalah sebagai sarana yang tepat untuk mengirimkan lamaran kerja. Lewat email, para pelamar kerja bisa secara langsung mengirimkan lamaran kerja mereka dengan mudah ke alamat email perusahaan.

Namun karena sifatnya yang resmi, maka tentunya ada beberapa hal yang wajib Anda perhatikan bila ingin melamar melalui email. Apa sajakah itu? Yuk, simak urutannya!

1. Apakah Penulisan Email Anda Sudah Resmi dan Benar?

Bila ingin melamar kerja lewat email, pastikan terlebih dahulu bahwa Anda sudah memiliki alamat email sendiri. Email yang digunakan haruslah memakai nama lengkap Anda, bukan nama alay atau tambahan embel-embel lainnya.

Apabila menggunakan email pribadi dengan nama alay, maka itu akan memberikan kesan tidak profesional kepada perekrut. Mereka pun akan menganggap Anda tidak serius menginginkan pekerjaan di tempat mereka.

Selain memiliki alamat email resmi yang memberi kesan formal, pastikan juga bahwa alamat email perusahaan yang akan Anda tuju sudah tepat serta sesuai dengan yang tertera dalam pengumuman lowongan pekerjaan.

Terakhir, ikuti baik-baik ketentuan dari perusahaan dalam mengirimkan email. Umumnya perusahaan akan meminta Anda mengirimkan email ke HRD lalu mengirimkan CC atau carbon copy ke manajer atau orang penting lainnya di persusahaan. Jadi, jangan lupa untuk tidak mengirimkannya.

Sebagai gambaran, berikut kami berikan contoh akun email yang tepat dan tidak tepat.

Misalnya nama lengkap Anda adalah Maya Ratrika, maka:

Alamat email yang disarankan : [email protected]

Alamat email yang tidak tepat : [email protected]

2. Siapkan Berkas dengan Rapi

Salah satu kiat atau cara membuat lamaran kerja lalu mengirimnya lewat email yang juga harus Anda perhatikan adalah menyiapkan seluruh berkas atau dokumen yang dibutuhkan dan menyusunnya dengan rapi. Namun ingat, berkas atau dokumen yang dipersiapkan itu hendaklah sesuai dengan apa yang diminta dalam postingan job perusahaan.

Alasannya karena tidak semua perusahaan mewajibkan Anda untuk langsung mengirimkan semua dokumen lewat email. Yang jelas, dokumen yang wajib dan hampir selalu diminta oleh perusahaan adalah Curriculum Vitae dan Surat Lamaran Kerja.

Lalu, bagaimana bila perusahaan menginginkan Anda untuk melampirkan semua dokumen? Well, cara yang tepat adalah dengan menggabungkan seluruh dokumen dalam bentuk satu rangkap dengan rapi dan jelas. Caranya adalah dengan menamai setiap file tersebut sesuai dengan format yang diminta perusahaan. Misalnya saja:

(Nama Anda)-dokumen yang dikirim.pdf atau (nama)-dokumen yang dikirim.doc

Tidak perlu ada tambahan lain pada judul file, misalnya (Nama)-Curriculum Vitae-terbaru 2022” karena bisa memberi kesan tidak profesional. Ada banyak HRD yang tak jadi melirik berkas Anda oleh karena judul file-nya terlihat kurang profesional.

Selain judul file, hal penting lain yang harus Anda perhatikan adalah format file. Umumnya format yang digunakan adalah doc, pdf dan jpeg. Hindari menggunakan format seperti rar atau zip.

Pertimbangkan juga kapasitas file Anda apakah lebih dari 1 MB atau tidak. Usahakan untuk mengirim file kurang dari 1 MB. Jika lebih, gunakan jasa kompres file terlebih dahulu. Ukuran file yang kurang dari 1 MB ini dapat memudahkan rekruter untuk mendownload seluruh berkas Anda.

3. Tulis Subject Pada Email dengan Singkat, Padat, dan Jelas

Subject adalah bagian yang paling mudah dikenal oleh karena letaknya yang berada pada kepala email. Karena itulah, diperlukan penulisan subject email yang tepat agar saat perekrut membuka lamaran email Anda, mereka langsung mengenali intensi dan tujuan Anda.

Umumnya perusahaan akan memberikan arahan kepada Anda apa yang harus dituliskan dalam subject email. Dan format yang dipakai dalam penulisan sebuah subject adalah seperti berikut.

Nama Lengkap–Lamaran Kerja–Posisi yang Diincar

Jadi misalnya bila Anda bernama Adi Pratama yang akan melamar sebagai Graphic Designer maka penulisan subject-nya adalah:

Adi Pratama–Lamaran Kerja–Graphic Designer

Ingat, hindari penulisan subject yang terlalu panjang atau banyak atau bahkan membiarkan kolom subject kosong atau tidak ditulis sama sekali. Contoh subject yang terlalu panjang adalah:

Adi Pratama–Lamaran Kerja untuk PT. Sukses Selalu–Graphic Designer–20 Juli 2021

4. Cantumkan Pembuka, Isi, dan Penutup Dalam Body Email

Dalam menulis body email, ada tiga komponen yang mesti diperhatikan yakni pembukaan, isi, dan penutup email. Dengan adanya body email, perekrut bisa dengan mudah menilai kemampuan dan kepribadian Anda.

Oleh karena lamaran kerja itu bersifat resmi, maka menulis body email juga sama dengan menulis surat edar resmi. Ada bagian pembuka, isi, dan bagian penutup email. Penulisannya pun haruslah bertahap.

Bingung? Berikut kami berikan beberapa poin penting yang harus ditulis dalam body email

Perkenalan diri
Alasan Anda mengapa harus mengirimkan email lamaran kerja
Jelaskan posisi lamaran yang Anda inginkan
Jelaskan kualifikasi apa yang Anda miliki untuk posisi yang dilamar tersebut
Berikan keterangan mengenai hal-hal apa saja yang bisa Anda tawarkan kepada calon perusahaan atau kantor tempat Anda melamar
Cantumkan nomor kontak atau media sosial aktif Anda agar perusahaan bisa menghubungi Anda dengan mudah
Jelaskan mengenai lampiran lamaran kerja yang sudah Anda persiapkan
Penutup

Usahakan untuk menjelaskan setiap poin di atas dengan singkat, padat, juga jelas agar perekrut bisa sungguh-sungguh mengetahui apa maksud email lamaran Anda.

5. Gunakan Bahasa Formal dan Tanda Baca yang Benar

Penggunaan bahasa formal dan tanda baca yang benar dalam menulis sebuah lamaran kerja mutlak diperlukan karena proses lamaran ini sifatnya resmi. Karena itulah, hindari penggunaan kata sapaan seperti “aku” dan “kamu” atau “gue” bahkan “lo”.

Selain itu, perhatikan dengan cermat tanda baca serta pemakaian huruf besar yang Anda gunakan saat menulis email. Misalnya saja, huruf kapital digunakan pada awalan nama Anda, perusahaan juga nama perekrut. Sebelum mengirimkan email, pastikan terlebih dahulu tak ada typo dalam body email yang Anda kirimkan.

6. Perhatikan Waktu Pengiriman Email yang Tepat

Tak hanya memperhatikan bagaimana cara membuat lamaran kerja lalu mengirimkannya lewat email saja, Anda juga harus mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan email. Waktu paling optimal adalah pada jam kerja yang dimulai dari pukul 08.00 hingga 17.00. Dan diantara jam-jam tersebut, waktu paling ideal adalah antara pukul 10.00 – 11.00 serta pukul 14.00 – 15.00. Hindari mengirim email di luar jam kerja apalagi mengirimnya pada tengah malam. Demikian informasi seputar bagaimana cara membuat lamaran kerja atau cara menulisnya serta bagaimana cara mengirim lamaran kerja lewat email. Setelah mengetahui langkah-langkahnya, sekarang saatnya Anda memilih karir yang tepat untuk masa depan. Buat perencanaannya agar Anda tahu mana lowongan kerja yang cocok serta skill apa yang harus Anda tambah lagi agar peluang Anda diterima pun semakin besar.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.

Kredit Pintar - pinjaman online yang terdaftar di ojk

Wajib Tahu! Cara Membuat Lamaran Kerja yang Baik