Cara Membuat Absensi Online: WFH dan Kelas Online

Saat ini, dunia sedang bergeser ke metode daring. Para pelajar mulai terbiasa dengan kelas via daring atau online. Begitu pun para pekerja yang lebih setahun ini telah bekerja dengan cara WFH atau working from home. Ini membuat banyak orang ingin mengetahui cara membuat absensi online untuk menunjang sekolah dan pekerjaan. Lalu, bagaimana cara membuat absensi online tersebut? Simak artikel ini selengkapnya.

Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form

Google Form adalah salah satu layanan atau aplikasi dari Google yang dapat digunakan sebagai absensi online. Berikut adalah tahapan cara membuat absensi online dengan menggunakan Google Form:

1. Bukalah laman Google Form https://www.google.com/forms/about/ , pastikan anda telah masuk atau login dengan menggunakan akun Google pribadi anda. 
2. Klik tombol “Menuju Google Formulir”, dan selanjutnya klik “Mulai formulir baru” dan pilih formulir kosong (yang terdapat tanda tambah). Beri judul formulir baru tersebut dengan “Daftar Kehadiran” atau “Absensi”, sesuai dengan kebutuhan anda. 
3. Edit kumpulan pertanyaan yang ada dalam Google Form, untuk pertanyaan default adalah bentuk pilihan ganda. Untuk mengubahnya, klik “pilihan ganda” untuk membuka menu, dan pilih model jawaban yang anda inginkan. 
4. Anda dapat menggunakan dua metode dalam membuat absensi online dengan Google Form. Pertama adalah dengan menggunakan kolom jawaban singkat, anda dapat meminta peserta untuk mengisikan nama lengkap di kolom tersebut. Cara kedua adalah dengan membuat daftar nama peserta yang telah dimiliki, masukkan daftar nama tersebut ke dalam pilihan jawaban di Google Form, sehingga peserta hanya tinggal klik atau memilih namanya. Anda tinggal membuat daftar nama peserta dalam Microsoft Excel, selanjutnya menyalin (copy+paste) atau menggeser (drag) daftar nama tersebut ke dalam Google Form.
5. Selain daftar nama, anda juga dapat menambahkan pertanyaan lain jika diperlukan. Pada kasus kelas online, anda dapat menambahkan kuis singkat terkait materi pada hari itu, atau meminta siswa untuk memasukkan (upload) tugas. 
6. Setelah bagian isi Google Form selesai dibuat, klik tombol “kirim” yang berada di sebelah kanan atas, pilih “dapatkan link”, dan jangan lupa checklist “persingkat link” agar link Google Form lebih singkat. Pilih “salin” untuk mendapatkan tautan. 
7. Selanjutnya adalah membagikan tautan Google Form absensi tersebut kepada peserta. Jika absensi memiliki batas waktu, anda dapat menutup formulir dengan klik “menerima tanggapan” untuk menutup formulir absensi.
8. Untuk mendapatkan hasil absensi online, pada laman Google Form anda klik “tanggapan”. Anda dapat melihat langsung hasil absensi online, atau mengunduh dalam bentuk file Excel. Selain itu formulir akan secara otomatis tersimpan dalam Google Drive agar dapat diakses setiap saat diperlukan.

Cara Membuat Absensi Online Saat Menggunakan Google Meet

Google Meet tidak memiliki fitur otomatis untuk mencatat kehadiran. Namun, anda dapat menggunakan ekstensi khusus yang dapat digunakan dalam mencatat absensi kehadiran secara otomatis.

Ekstensi yang dapat digunakan adalah “Google Meet Attendance” yang dapat di instal dalam browser Google Chrome. Ekstensi ini berfungsi untuk mempermudah cara membuat absensi online secara otomatis. Berikut adalah tahapan dalam menggunakan ekstensi Google Meet Attendance:

1. Lakukan pengunduhan ekstensi, buka toko web Google Chrome, cari “Google Meet Attendance”, klik “tambahkan ke Chrome”. Setelah proses pengunduhan selesai, ekstensi tersebut akan langsung terpasang di browser. Ekstensi hanya akan menyala saat anda membuka Google Meet di browser. 
2. Selanjutnya anda tidak perlu melakukan apapun, karena semua sistem akan berjalan secara otomatis. Saat anda telah berada di halaman Google Meet, tepat sebelum meeting dimulai ekstensi akan muncul di layar. 
3. Selanjutnya anda dapat menambahkan nama kelas atau pertemuan untuk membantu dalam mengelola peserta. Masukkan nama kelas dan klik tombol tambah.
4. Mulailah meeting dan anda akan melihat kehadiran peserta di bawah nama kelas yang telah anda masukkan, muncul di sebelah kiri. Saat peserta bergabung dalam ruangan meeting, nama mereka akan langsung ditampilkan di bawah nama kelas. 
5. Setelah meeting selesai, anda dapat menyimpan lembar kehadiran dalam bentuk file CSV atau HTML. 

Ekstensi kedua yang dapat digunakan adalah “Meet Attendance”. Ekstensi Meet Attendance memanfaatkan Google Spreadsheet untuk menyimpan informasi tentang peserta yang menghadiri meeting. Berikut adalah tahapan dalam menggunakan ekstensi Meet Attendance:

1. Sama seperti sebelumnya, lakukan pengunduhan ekstensi, buka toko web Google Chrome, cari “Meet Attendance”, klik “tambahkan ke Chrome”. Setelah proses pengunduhan selesai, ekstensi tersebut akan langsung terpasang di browser.
2. Selanjutnya, buka Google Meet di browser anda dan masuk dengan menggunakan akun google pribadi anda dan memulai meeting. Saat meeting sedang berlangsung, anda akan melihat tab tambahan yang merupakan fungsi dari ekstensi Meet Attendance.
3. Untuk melihat lembar rincian kehadiran peserta, arahkan kursor ke tab tersebut dan anda akan menemukan beberapa pilihan. Klik ikon “tambah” Spreadsheet untuk membuat file terpisah. 

Cara Membuat Absensi Online Saat Menggunakan Zoom Meeting

Zoom Meeting merupakan salah satu aplikasi konferensi online yang cukup banyak digunakan. Salah satu fitur yang disediakan langsung dalam Zoom Meeting adalah absensi otomatis peserta. Anda dapat mendapatkan daftar absensi Zoom Meeting dengan mengakses laporan meeting setelah sesi berakhir. Laporan kehadiran tersedia sekitar satu jam setelah meeting selesai.

Berikut adalah tahapan cara membuat absensi online saat menggunakan Zoom Meeting:

1. Masuklah ke portal web Zoom anda dan klik “masuk”. Klik laporan bagian sebelah kiri.
2. Pastikan rentang tanggal di bagian atas menyertakan rapat yang absensi kehadirannya anda perlukan. Daftar rapat dalam rentang tersebut akan muncul di bawah. Cari pertemuan dan klik nomor di kolom peserta. Anda mungkin harus menggeser bingkai ke kanan jika kolom peserta tidak terlihat. Sebuah jendela (tab) baru akan muncul dengan daftar peserta meeting. 
3. Laporan peserta meeting akan menampilkan beberapa contoh peserta jika seseorang keluar dan bergabung kembali ke dalam meeting. Jika anda ingin menampilkan setiap peserta hanya sekali, centang “tampilkan pengguna unik”.
4. Untuk mengunduh informasi daftar kehadiran sebagai file CSV, centang kotak “eksport” dengan data rapat. Dalam daftar kehadiran tersebut sudah termasuk informasi penting termasuk tanggal meeting. Kemudian klik “eksport”, dan file tersebut dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau Apple Number. 

Cara Membuat Absensi Online dengan Menggunakan Software

Selain dengan menggunakan tiga cara di atas, absensi online juga dapat dibuat dengan menggunakan bantuan perangkat lunak. Banyak perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat absensi online, seperti UltiPro, Replicon, Time Doctor, CakeHR, Calamari, Ximble, Jibble, TrackSmart, DeskTime, dan masih banyak lagi. 

Beberapa perangkat lunak tersebut dapat diperoleh secara gratis, namun juga ada beberapa yang mengenakan biaya langganan (subscription). Penggunaan perangkat lunak tersebut direkomendasikan untuk pencatatan kehadiran pada tingkat perusahaan atau tingkat sekolah. Jika anda menggunakannya untuk pertemuan kecil atau pertemuan dalam satu kelas, tiga cara di atas sudah cukup.

Itu tadi beberapa cara membuat absensi online yang dapat digunakan, baik bagi guru atau ketua tim saat melakukan kelas atau rapat online. Anda dapat menggunakan salah satu cara di atas, menyesuaikan dengan kebutuhan dan platform yang anda gunakan.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi dan tips lain yang bermanfaat.