Mengelola persediaan barang di dunia usaha merupakan kegiatan penting yang harus diperhatikan. Sebuah perusahaan harus mampu melakukan pengelolaan barang dengan benar. Karena cara mengelola stok barang yang efektif dan efisien menjadi salah satu kunci keberhasilan dalam usaha.
Pentingnya pengelolaan stok barang
Meski terlihat mudah untuk dilakukan, pada kenyataannya tidak sedikit usaha-usaha yang masih bingung untuk menerapkannya. Terdapat dasar-dasar yang perlu dikuasai agar pengelolaan stok barang dapat berjalan lancar. Berikut adalah teknik dasar sekaligus langkah pengelolaan barang yang penting untuk dikuasai.
- Menyediakan tempat penyimpanan
Dalam melakukan pengelolaan stok barang, tempat penyimpanan yang memadai adalah prioritas utama. Tempat penyimpanan ini dapat berupa etalase, rak barang maupun gudang atau ruangan khusus. Sebelum mengatur barang, sebaiknya persiapkan dahulu tempat yang akan digunakan untuk menyimpannya. Akan lebih baik jika tempat penyimpanan tersebut sudah dikategorikan berdasar jenis-jenis barang tertentu.
- Melakukan pencatatan data seakurat mungkin
Daftar stok barang merupakan salah satu informasi penting yang harus dapat diketahui setiap saat. Cara mengelola stok barang agar memiliki data yang kredibel dan selalu update adalah dengan mempersiapkan catatan barang seakurat mungkin. Ketika mengatur stok di gudang penyimpanan misalnya, perlu seseorang yang bertugas melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar.
Program atau aplikasi tertentu juga dapat digunakan untuk membantu kegiatan pencatatan ini agar lebih akurat dan sistematis. Data ini nanti dapat digunakan untuk melihat kapan suatu barang perlu ditambah atau perlu segera terjual demi kelancaran usaha.
- Membuat data pergerakan stok barang (forecasting)
Forecasting adalah langkah penting yang perlu dilakukan setelah data keluar-masuk barang dicatat dengan baik. Kegiatan ini pada dasarnya meliputi perkiraan jumlah stok persediaan barang yang dibutuhkan dalam periode tertentu.
Forecasting menjadi bagian penting dari strategi pengelolaan barang, terlebih jika jenis barang yang dimiliki sangat beraneka macam. Data hasil forecasting harus mampu memberikan perencanaan spesifik tentang jadwal pembelian persediaan dan kapan barang tertentu perlu keluar dari penyimpanan. Agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang. Stabilitas usaha juga dapat terjaga.
- Memberikan kode untuk setiap barang
Pengkodean ini sangat penting dan menjadi salah satu cara mengelola stok barang yang harus diterapkan. Dengan memberikan kode untuk setiap barang, persediaan barang dapat terus terpantau, karena selalu diketahui barang nomor kode berapa yang telah keluar. Penggantiannya pun dapat semakin efektif.
- Memisahkan stok barang baru dan lama
Pemisahan stok baru dan lama ini akan sangat membantu dan memudahkan ketika ingin melakukan pencatatan stok barang. Stok yang lama bisa didahulukan untuk segera dikeluarkan dan terjual. Salah satu cara untuk membedakannya adalah dengan menyediakan tempat khusus bagi stok lama dan baru agar tidak bercampur satu sama lain.
- Memeriksa barang sebelum disimpan
Pengecekan barang sebelum masuk ke penyimpanan berfungsi untuk penyaringan kualitas barang. Apakah ada barang-barang yang cacat atau tidak sesuai dengan kondisi semestinya. Apabila menemukan barang-barang semacam ini sebaiknya beri tanda atau pisahkan ke tempat penyimpanan lain. Akan lebih baik jika barang yang rusak atau cacat tidak dijual pada pelanggan demi mempertahankan kredibilitas usaha.
- Melakukan pencatatan persediaan barang (stok opname) secara berkala
Istilah stock opname merujuk pada kegiatan yang dilakukan untuk mendata dan menghitung jumlah barang yang benar-benar sedang dimiliki. Data ini umumnya mencerminkan jumlah fisik dari barang tertentu. Data stok fisik ini kemudian dapat dibandingkan dengan data jumlah barang dari pencatatan lain.
Cara ini berfungsi untuk menghindari masalah ketersediaan barang yang mungkin dapat berkurang tanpa terdata atau terekam dalam sistem. Pencatatan ini penting dilakukan secara berkala agar dapat mengetahui ketika ada barang yang hilang dan rusak.
Langkah-langkah dasar tersebut merupakan cara mengelola stok barang yang dapat dilakukan untuk menjaga stabilitas usaha dan kualitas barang yang dimiliki. Dengan melakukannya secara teliti dan saksama, kesalahan hingga kerugian pun dapat diminimalkan.
Silakan membaca 
