Nota Kredit Adalah Bukti Transaksi: Tujuan, Manfaat, dan Contohnya

Nota kredit adalah salah satu dokumen penting yang dimiliki perusahaan guna membantu mengetahui alur transaksi keuangan yang terjadi pada periode tertentu. Melalui nota kredit, Anda juga bisa melacak transaksi saat terjadi pengembalian barang atau retur kepada pembeli yang mengajukan retur barang. Seluruh transaksi dalam bisnis jadi lebih teratur dan tertata karena ada bukti fisik sehingga memudahkan Anda untuk melakukan pelacakan saat ditemukan kesalahan data keuangan. Agar lebih memahami tentang nota kredit, berikut ini pengertian nota kredit, tujuan, manfaat, serta contoh dan struktur nota kredit.

Apa Itu Nota Kredit?

Sebelum menerbitkan nota kredit, biasanya penjual akan menerbitkan nota debit kepada pembeli saat melakukan transaksi suatu barang. Namun ternyata, saat produk tersebut sampai kepada konsumen ditemukan beberapa kerusakan sehingga terjadi penurunan harga dan kualitas produk tersebut. Nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan untuk menjadi bukti adanya transaksi antara penjual dan pembeli yang mengajukan retur atau pengembalian barang atas penurunan kualitas dan harga produk atau barang tersebut.

Secara sederhana, nota kredit adalah dokumen penting sebagai bukti bahwa produk sudah sampai ditangan pembeli dan sebagai bukti bahwa telah terjadi pengurangan piutang perusahaan akibat penurunan kualitas atau harga produk. Beberapa faktor yang bisa menjadi alasan pembeli untuk melakukan retur produk, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Jumlah barang yang dikirimkan penjual tidak sesuai dengan pesanan pada purchasing order atau PO.
2. Jenis barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan pada PO.
3. Ditemukan kesalahan harga pada faktur asli atau nota debet.
4. Ditemukan kelebihan pembayaran pada faktur asli atau nota debet.
5. Adanya kerusakan produk sehingga menurunkan kualitas dan harga produk tersebut, seperti misalnya saja kecacatan pada produk saat diterima pembeli.

Sama halnya dengan nota debet, nota kredit juga terdiri dari dua rangkap di mana rangkap pertama akan diberikan kepada pembeli dan rangkap kedua disimpan oleh penjual sebagai bukti transaksi.Dalam penerbitannya, nota kredit harus disetujui dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yakni penjual dan pembeli agar terhindar dari kesalahpahaman. Beberapa informasi yang harus tertulis di dalam nota kredit, di antaranya:

1. Adanya informasi tentang produk seperti jumlah produk dan harga produk serta nominal yang harus dikembalikan oleh penjual atas kesepakatan kedua belah pihak.
2. Adanya informasi tentang nomor pesanan pada nota kredit. Nomor pesanan ini penting untuk melacak produk bila dikirimkan dalam jumlah yang banyak.
3. Adanya informasi tentang tanggal, faktur tagihan dan alamat pengiriman.
4. Adanya informasi tentang ketentuan dan kebijakan pembayaran pada nota kredit sebagai solusi untuk menindaklanjuti permasalahan yang terjadi tersebut.

Baca juga:Yuk, Mengenal Lebih dalam Soal Utang Jangka Pendek

Tujuan Nota Kredit

Untuk menjalankan regulasi bisnis yang sehat diperlukan kesehatan finansial, termasuk kesehatan laporan keuangan yang setransparan mungkin. Salah satunya adalah dengan memiliki nota kredit saat terjadi penurunan kualitas dan harga produk. Nota kredit adalah alat untuk membuktikan adanya transaksi atas pengurangan piutang perusahaan akibat penurunan kualitas atau harga produk, tujuannya adalah sebagai berikut.

1. Sebagai alat untuk menjamin transaksi pada pembeli

Untuk menjaga kepercayaan pembeli, Anda harus memperhatikan kenyamanan pembeli saat melakukan pembelian dan transaksi suatu produk atau barang. Termasuk ketika pembeli menemukan adanya penurunan kualitas atau harga produk tersebut. Karenanya, diperlukan nota kredit sebagai alat untuk menjamin kepada pembeli yang akan melakukan retur barang. Seluruh informasi yang tertulis di dalam nota kredit seperti perubahan harga atau jumlah barang harus disepakati penjual dan pembeli.

2. Sebagai bukti profesional dan tanggung jawab perusahaan

Secara tidak langsung, bisa dikatakan nota kredit adalah alat untuk menunjukkan keprofesionalan dan rasa tanggung jawab Anda sebagai pebisnis dan penjual terhadap bisnis yang Anda jalankan. Saat terjadi problem pada produk atau barang yang diterima pembeli, maka Anda sebagai penjual sekaligus pelaku bisnis tetap bertanggung jawab dengan melakukan retur barang sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

3. Sebagai alat untuk menata administrasi dan transaksi keuangan

Tujuan diterbitkannya nota kredit adalah untuk menata administrasi dan transaksi keuangan perusahaan agar terhindar dari kesalahan transaksi keuangan. Nota kredit ini juga sebagai data atau dokumen penunjang yang dibutuhkan buku besar keuangan atau laporan keuangan nantinya. Sehingga, saat Anda akan melakukan evaluasi keuangan pada periode tertentu, Anda akan lebih mudah melakukan pelacakan di setiap transaksi keuangan.

4. Terciptanya laporan keuangan yang akuntabel

Saat Anda sudah menjamin seluruh bukti transaksi keuangan telah lengkap, maka bukan tidak mungkin laporan keuangan yang disusun pada periode tertentu tersebut akan memberikan data keuangan perusahaan setransparan dan akuntabel mungkin. Baik nota debet maupun nota kredit, seluruh dokumen penting tersebut telah disimpan sehingga Anda akan dengan mudah melacak saat menemukan adanya transaksi keuangan yang tidak biasa. Nota kredit juga bisa dijadikan bukti transaksi atau bukti pembayaran yang sah untuk mengatasi persoalan piutang perusahaan.Baca juga: Pinjaman Syariah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Pinjam

Manfaat Nota Kredit

Selain tujuan pembuatan nota kredit, Anda juga perlu mengetahui fungsi dan manfaat dari nota kredit untuk bisnis dan perusahaan. Berikut ini manfaat pembuatan nota kredit untuk bisnis Anda, di antaranya:

1. Manfaat nota kredit yang pertama adalah menjaga dan mempertahankan hubungan yang baik antara penjual dan pembeli. Pembeli akan merasa aman dan nyaman saat melakukan transaksi dengan Anda karena telah didasari dengan rasa saling percaya.
2. Anda bisa menyelamatkan bisnis dari kemungkinan konflik yang terjadi antara penjual dan pembeli. Baik konflik kecil maupun konflik berat, penjual telah berkomitmen untuk memberikan pertanggungjawaban melalui retur produk dan nota kredit tersebut.
3. Nota kredit bisa dijadikan alat untuk melacak kesalahan teknis yang terjadi di lapangan. Mungkin saja penurunan kualitas dan harga produk tersebut bukan berasal dari tim produksi melainkan dari tim ekspedisi atau pembeli itu sendiri, sehingga untuk membuktikannya Anda bisa melihat nota kredit tersebut.
   1. Karenanya, untuk mengurangi kemungkinan adanya kesalahan teknis, pembeli akan menyimpan satu rangkap nota kredit dan rangkap lainnya akan dipegang oleh tim ekspedisi atau kurir saat akan mengirim produk tersebut.
4. Tim administrasi dan keuangan akan dengan mudah menyusun data dan dokumen keuangan penting sehingga saat terjadi perubahan harga yang berakhir dengan retur produk, maka tim administrasi dan keuangan akan dengan mudah menemukan bukti transaksi tersebut.
5. Pebisnis akan lebih mudah melakukan pengembangan bisnis dan operasional bisnis dengan belajar dari beberapa masalah dan kesalahan sebelumnya untuk diperbaiki pada periode selanjutnya.

Baca juga:Apa Itu Ventura Capital Atau Modal Ventura

Contoh Format Nota Kredit

Anda bisa menemukan banyak nota kredit dari berbagai perusahaan di internet. Nota kredit yang diterbitkan setiap perusahaan tentu berbeda-beda tergantung informasi yang dibutuhkan setiap perusahaan yang telah diatur. Kendati demikian, secara umum berikut ini format yang harus ada di dalam nota kredit, di antaranya:

1. Adanya nama PKP dari pihak penjual dan pembeli.
2. Tanggal diterbitkannya nota kredit atau faktur tagihan.
3. Adanya informasi tentang nomor pesanan untuk memudahkan melakukan tracking atau pelacakan produk.
4. Adanya informasi tentang alamat tujuan.
5. Tertulis informasi penting seperti produk yang dibeli, jumlah produk dan harga produk yang telah disepakati pembeli dan penjual.
6. Tertulis alasan diterbitkannya nota kredit tersebut.
7. Tertulis rincian dan ketentuan kontrak untuk melakukan pembayaran secara detail dan jelas.
8. Adanya nama jelas dan tanda tangan pihak penjual.

Nota kredit adalah dokumen penting perusahaan yang memiliki manfaat untuk kedua belah pihak. Hal tersebut juga sebagai cara untuk menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech berizin dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.