Memiliki segudang pekerjaan yang menumpuk memang sangat menyebalkan. Setiap hari merasa bahwa pekerjaan seperti tidak akan ada habisnya, bahkan terus menerus menumpuk dan bertambah banyak. Sebenarnya, apakah betul pekerjaan tersebut yang terlalu banyak? Atau justru cara mengatur waktu yang salah sehingga semua pekerjaan menjadi tidak dapat terselesaikan secara tepat waktu?
Setiap hari, seseorang tentu akan memiliki jatah waktu yang sama antara satu dengan yang lainnya, yaitu sepanjang 24 jam setiap harinya. Orang yang mengetahui dengan tepat bagaimana cara untuk mengatur waktu yang dimiliki, tentu akan menjadi orang yang sangat produktif. Orang yang terlihat sibuk, belum tentu produktif karena tidak berhasil menyelesaikan tumpukan pekerjaannya. Jadi, bagaimana sih cara mengatur waktu yang tepat?
1. Buat To-Do List!
Memang tidak semua orang memiliki kebiasaan pelupa akan apa yang harus ia kerjakan secara kontinyu. Tetapi, membuat To-Do list akan menjadi solusi supaya Sobat Pintar memiliki reminder atau pengingat akan apa saja yang harus dikerjakan secara terstruktur. Agenda juga akan mencegah risiko pekerjaan yang terlewati akibat terlalu bingung harus mengerjakan yang mana terlebih dahulu.
Perencanaan yang dilakukan dan disusun dengan baik sebelum memulai pekerjaan biasanya akan mendukung pekerjaan menjadi terlaksana secara efektif. Oleh karena itu, biasakan untuk menyusun To-Do list setiap harinya. Sobat Pintar bisa menyusun list atau daftar pekerjaan apa yang harus Sobat Pintar kerjakan untuk beberapa hari ke depan.
Bahkan, Sobat Pintar bisa merencanakan daftar pekerjaan yang harus dilakukan sekaligus untuk satu bulan atau justru waktu yang lebih panjang. Dengan adanya daftar pekerjaan, Sobat Pintar bisa memiliki bayangan dan persiapan yang lebih matang karena Sobat Pintar sudah mengetahui hal apa yang harus dikerjakan selanjutnya ketika pekerjaan yang tengah dikerjakan sudah hampir selesai.
Sobat Pintar bisa menyusun daftar To-Do tersebut pada buku jurnal, pada papan tulis, kertas yang ditempel di tembok, pada sticky notes laptop atau komputer Sobat Pintar, bahkan pada smartphone. Ada banyak aplikasi reminder untuk membuat daftar To-Do yang tersedia di toko aplikasi. Sobat Pintar bisa dengan mudah membuat, mengedit, dan melihat kembali daftar pekerjaan Sobat Pintar melalui smartphone.
2. Jangan Lupa Buat Juga Skala Prioritas!
Setelah Sobat Pintar melakukan listing terkait apa saja pekerjaan yang harus Sobat Pintar lakukan dalam waktu dekat, langkah selanjutnya Sobat Pintar bisa mulai menentukan skala prioritas. Tidak semua pekerjaan memiliki deadline atau batas waktu yang sama, bukan? Dan tidak semua pekerjaan berada pada satu level kesulitan penyelesaian yang sama, bukan?
Oleh karena itu, Sobat Pintar sangat bisa menyusun mana sih pekerjaan yang sebaiknya harus diprioritaskan untuk dikerjakan terlebih dahulu, dan mana pekerjaan yang bisa diselesaikan di waktu yang kemudian. Susun daftar pekerjaan utama dengan mengidentifikasi mana saja pekerjaan yang memiliki batas waktu penyelesaian dalam waktu dekat.
Dengan merinci kapan saja deadline suatu pekerjaan, Sobat Pintar bisa menempatkan pekerjaan dengan deadline terdekat di awal prioritas. Namun, perhatikan pula faktor lainnya seperti apakah pekerjaan dengan deadline terdekat itu bisa diselesaikan dalam waktu cepat atau butuh waktu lebih lama? Jika bisa Sobat Pintar selesaikan lebih cepat, Sobat Pintar bisa mendahulukan jenis pekerjaan dengan deadline panjang namun butuh dicicil untuk dikerjakan sedikit demi sedikit.
Sobat Pintar juga bisa menempatkan pekerjaan yang sangat sederhana dan mudah untuk dikerjakan pada daftar pekerjaan utama yang lebih utama. Jangan sampai karena terlalu fokus dengan pekerjaan yang rumit dan sulit, menyebabkan pekerjaan lain yang sebenarnya sangat mudah dan butuh waktu singkat untuk dikerjakan menjadi terlewati.
Dengan adanya daftar pekerjaan utama, Sobat Pintar juga akan belajar untuk komitmen terhadap pekerjaan yang Sobat Pintar prioritaskan. Tidak lagi ada alasan atau hal tidak penting yang tidak masuk dalam skala yang diprioritaskan yang bisa membuat Sobat Pintar menunda pekerjaan. Abaikan pula segala gangguan-gangguan tidak penting yang berisiko mengganggu penyelesaian pekerjaan Sobat Pintar.
3. Menentukan Target Penyelesaian
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan dalam cara mengatur waktu adalah dengan menentukan target waktu penyelesaian dari setiap pekerjaan. Memang setiap pekerjaan yang ada pada list yang harus dikerjakan tersebut sudah memiliki batas waktu atau deadline-nya masing-masing sehingga Sobat Pintar bisa mengetahui kapan waktu terakhir untuk menyelesaikannya.
Namun, terkadang karena merasa deadline-nya masih panjang, seseorang jadi menganggap sepele pekerjaan tersebut sehingga akhirnya tidak berhasil menyelesaikannya ketika deadline tiba. Oleh karena itu, perlu dilakukan penentuan target penyelesaian setiap pekerjaan sehingga pekerjaan tersebut bisa selesai sebelum batas waktu yang telah ditentukan.
Jeda antara target waktu selesai dengan deadline bisa juga dijadikan momen untuk mengevaluasi hasil pekerjaan sebelum dikirimkan kepada pihak yang memberi pekerjaan. Apakah sudah sesuai dengan keinginan, atau masih terjadi kesalahan. Hal ini tentu dapat meningkatkan kualitas pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan yang diselesaikannya mepet dengan deadline sehingga tidak ada waktu lagi untuk mengevaluasi dan melakukan koreksi.
Selain itu, membuat target pribadi untuk waktu penyelesaian setiap pekerjaan juga sangat baik untuk melatih diri menjadi pribadi yang lebih disiplin terhadap waktu serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kualitas pekerjaan. Seseorang yang terbiasa mengabaikan target waktu pada umumnya akan bekerja secara tidak efektif dan tidak akan bisa produktif.
4. Fokus Penuh Untuk Menyelesaikan Setiap Pekerjaan
Orang yang fokus dalam menyelesaikan pekerjaan tentu saja akan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif. Tidak ada cara lain dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target waktu penyelesaian kecuali dengan mengerahkan seluruh konsentrasi dan fokus hanya kepada pekerjaan yang tengah dihadapi.
Usahakan untuk menjauhi smartphone selama proses pengerjaan tengah dilakukan. Atur smartphone menjadi mode silent untuk menghindari gangguan-gangguan yang dapat memecah konsentrasi. Pada umumnya, seseorang sering mengabaikan pekerjaan hanya karena fokusnya teralihkan dengan notifikasi media sosial pada smartphone.
5. Jangan Multitasking!
Sekilas multitasking dianggap sebagai sesuatu yang efektif karena seseorang bisa meng-handle lebih dari satu pekerjaan dalam satu waktu yang sama. Namun ternyata, multitasking bisa berisiko mengulur waktu penyelesaian pekerjaan Sobat Pintar. Multitasking bahkan sering dianggap sebagai sesuatu yang tidak efektif karena hasil pekerjaan yang dihasilkan pun juga kurang optimal. Belum lagi kondisi otak dan pikiran akan lebih mudah stress dan bingung ketika menjalankan beberapa pekerjaan pada satu waktu yang sama.
Demikian cara mengatur waktu yang tepat agar seluruh pekerjaan menumpuk yang Sobat Pintar miliki bisa segera terselesaikan dengan hasil optimal dan tepat waktu. Segera susun agenda dan Skala Prioritas seluruh pekerjaan yang harus Sobat Pintar selesaikan. Lakukan delegasi pekerjaan yang tidak penting kepada partner atau teman kerja yang bisa Sobat Pintar andalkan. Jangan lupa untuk beristirahat agar otak Sobat Pintar kembali fresh dan terhindar dari risiko burn out atau stress berlebihan akibat pekerjaan dengan tekanan yang tinggi.
Silakan membaca 
