Cara Menulis Kwitansi yang Baik dan Benar

Dalam berbagai transaksi sehari-hari mungkin anda sering menjumpai kwitansi yang disediakan oleh Penjual. Kwitansi sendiri merupakan surat yang diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran yang sah. Lantas, bagaimanakah cara menulis kwitansi itu sendiri?

Baca Juga: Pajak Penjualan Tanah

Meski terlihat mudah, nyatanya kerap kali ditemukan kekeliruan pada penulisannya. Oleh karena itu, anda perlu memahami cara penulisannya serta mengetahui elemen apa saja yang terdapat dalam kwitansi.

Elemen-elemen yang terdapat dalam kwitansi 

Sebelum menulis kwitansi, terlebih dahulu anda harus mengetahui elemen yang terdapat dalam kwitansi agar saat menulis sesuai dengan fungsi dari elemen itu sendiri. Berikut beberapa elemen dalam kwitansi: 

1. Nomor Kwitansi 

Secara umum, nomor kwitansi sendiri merupakan nomor urut dari kwitansi yang sudah dipakai. Dengan menambahkan nomor kwitansi dapat memudahkan anda untuk mengetahui jumlah kwitansi yang sudah dikeluarkan, maupun untuk identifikasi setiap transaksinya. 

2. Keterangan pemberi kwitansi 

Bagian yang terletak setelah nomor ini, menerangkan pemberi dari kwitansi tersebut. Biasanya dapat menggunakan nama orang ataupun perusahaan yang menyerahkan uang tersebut. 

3. Jumlah uang

Komponen yang tak kalah penting yaitu keterangan jumlah uang. Penulisan jumlah uang tersebut ditulis dengan huruf agar memudahkan penerima untuk mengetahui besaran uang yang ia terima. Adapun penulisan jumlah uang berupa angka terdapat pada bagian bawah kiri kwitansi. 

4. Tujuan pembayaran

Bagian ini menerangkan tujuan dari pembayaran  pada transaksi tersebut. Selain itu, anda juga dapat melengkapinya dengan menulis jenis produk maupun transaksi yang terjadi dan hal lainnya yang perlu dicantumkan. 

5. Hari dan tanggal 

Sudah menjadi hal umum jika hari dan tanggal merupakan komponen wajib yang mesti dicantumkan pada setiap administrasi baik itu dalam pembayaran maupun kegiatan lainnya. Dalam kwitansi, keterangan ini dicantumkan di  atas kolom tanda tangan. 

6. Tanda tangan, materai, dan stempel

Supaya bukti pembayaran lebih terpercaya maka perlu dibubuhi tanda tangan.  Tak jarang juga, tanda tangan dilengkapi dengan materai dan stempel terutama untuk jumlah pembayaran yang besar. Hal ini juga merupakan komponen keabsahan dan legalitas dari kwitansi itu sendiri.  

Baca juga: Ini Gaji Minimal Untuk KPR Bersubsidi

Cara Menulis Kwitansi Yang Benar

Setelah anda mengetahui elemen yang terdapat dalam kwitansi, maka anda dapat langsung mempraktekannya. Lantas, bagaimanakah cara menulisnya?  Yuk simak, berikut cara menulis kwitansi yang baik dan benar: 

1. Ketahui data dan informasi penting transaksi 

Mengeluarkan secarik kwitansi tidak boleh asal sembarangan, oleh karena itu sebelum menulisnya terlebih dahulu anda mengetahui detail informasi transaksi. Jangan sampai anda kebingungan apa yang hendak anda tulis pada kwitansi tersebut bahkan tidak tahu transaksi apa yang sedang anda jalankan.

Adapun data dan informasi tersebut seperti identitas penerima, jumlah uang, maupun tujuan pembayaran dan detail transaksi lainnya. 

2. Gunakan bolpoin hitam untuk menulisnya 

Jangan anggap sepele penggunaan bolpoin pada kwitansi. Gunakan bolpoin hitam supaya tulisan lebih jelas dan resmi. Hindari penggunaan bolpoin berwarna pada penulisan kwitansi manual. Begitupula pada kwitansi digital, gunakan warna hitam pada warna font penulisannya. 

3. Lengkapi tanda tangan dengan stempel dan materai 

Membubuhkan stempel perusahaan dan materai sangat berguna untuk menjamin keabsahan kwitansi. Biasanya, materai digunakan untuk transaksi besar. Sedangkan  untuk transaksi kecil tidak wajib untuk menggunakan materai. 

4. Cantumkan semua informasi yang dibutuhkan 

Setelah anda mengetahui seluruh informasi dan data penting transaksi, maka anda dapat langsung mencantumkannya pada kwitansi sesuai dengan bagiannya. Pastikan anda menulisnya dengan benar dan sesuai agar tidak terjadi kekeliruan. 

5. Jangan membubuhkan tanda tangan pada kwitansi kosong 

Jangan sepelekan tanda tangan pada kwitansi, karena dapat merugikan kita sendiri apabila ada yang menyalahgunakannya. Oleh karena itu, tulislah terlebih dahulu data transaksi yang telah anda lakukan, kemudian bubuhkan tanda tangan dan lengkapi dengan materai bila diperlukan. 

Setelah anda mengetahui bagian-bagian kwitansi dan cara menulisnya, anda juga harus mengetahui penggunaan kwitansi pada beberapa transaksi agar tidak terjadi kekeliruan pada saat pengaplikasiannya. 

Beberapa diantaranya yaitu transaksi besar dan transaksi kecil. Secara umum, keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang sama namun memiliki beberapa perbedaan salah satunya yaitu penggunaan kwitansi sebagai bukti transaksi. 

Perbedaan kwitansi transaksi besar dan kwitansi transaksi kecil

Dalam berbagai transaksi sehari-hari mungkin kita sering menjumpai penggunaan kwitansi. Baik dari segi bentuk maupun fungsinya, mungkin terkesan sama saja. Padahal, terdapat beberapa hal yang membedakan penggunaan kwitansi pada transaksi besar dan transaksi kecil. 

Pada transaksi kecil, kwitansi yang digunakan yaitu kwitansi rangkap dan sering kita temukan pada transaksi sehari-hari. Salah satunya yaitu kwitansi pada laundry maupun pembelanjaan di grosir. 

Umumnya, kwitansi rangkap terdiri dari dua jenis yaitu kwitansi rangkap dua dan rangkap tiga. 

 Pada kwitansi rangkap dua, bagian asli kwitansi diberikan kepada pembayar sebagai bukti, sedangkan bagian rangkap digunakan untuk penerima uang. Hal ini sangat berguna bagi penerima guna memudahkan dalam transkrip maupun pembukuan keuangan. 

Adapun kwitansi rangkap tiga, terdiri dari kertas berwarna putih, kuning, dan merah muda yang dilapisi kertas karbon. Bagian kuning berfungsi untuk diberikan kepada pembeli, sedangkan bagian putih atau merah muda menjadi milik penerima uang atau biasanya adalah penjual. 

Baca juga: Ini Biaya Pajak Untuk Motor

Kwitansi rangkap tiga biasanya digunakan untuk transaksi kecil dengan kisaran nominal transaksi Rp. 250.000  hingga Rp. 1.000.000. Kwitansi ini biasanya digunakan oleh toko-toko grosir, toko kelontong, dan sebagainya. 

Lain halnya dengan transaksi kecil, penggunaan kwitansi pada transaksi besar memerlukan materai dengan nominal transaksi di atas Rp. 1.000.000. Selain materai, kwitansi transaksi besar juga kerap dilengkapi dengan stempel perusahaan atau instansi terkait yang melakukan transaksi. 

Kwitansi pada transaksi besar ini biasanya memerlukan berkas-berkas lainnya seperti surat perjanjian bisnis dan sebagainya. 

Secara umum, bentuk dan fungsi kwitansi transaksi besar tak jauh berbeda dengan kwitansi transaksi  kecil. Namun, yang membedakan yaitu nominal transaksi yang jauh lebih besar serta komponen-komponen lainnya guna melengkapi kwitansi pada transaksi besar. 

Umumnya, kwitansi transaksi besar digunakan oleh partai besar, perkantoran, manufaktor, dan bisnis besar lainnya. Oleh karena itu, berkas-berkas resmi sangat diperlukan untuk melengkapi transaksi guna menjamin keabsahan dan legalitas transaksi. 

Nah, itulah beberapa cara menulis kwitansi yang baik dan benar serta perbedaan penggunaan kwitansi pada berbagai transaksi yang sering kita jumpai sehari-hari. 

Walaupun terlihat mudah, tak jarang banyak orang yang keliru saat menggunakan kwitansi sehingga berujung pada masalah yang merugikan diri sendiri. Oleh karena itu, jangan sampai anda salah dalam menggunakannya karena mungkin dapat berakibat fatal. 

Sekecil apapun transaksi anda, kwitansi tetap memiliki kekuatan hukum tersendiri terlebih jika dibubuhi materai. Oleh karena itu, jangan sampai keliru dalam menulisnya maupun penggunaannya. 

Sekarang anda sudah paham bagaimana cara menulis kwitansi yang baik dan benar. Anda dapat langsung mempraktekannya pada berbagai transaksi sehari-hari. Semoga ulasan ini bermanfaat, selamat menulis!

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.