Komponen, Format, dan Cara Membuat Slip Gaji yang Benar

Saat pemberian gaji, perusahaan biasanya akan melampirkan slip gaji yang berisikan rincian mengenai nominal pemberian gaji karyawan. Slip gaji ini dinilai sangat penting bagi karyawan begitu juga bagi perusahaan. Pembuatan slip gaji pun harus dilakukan sesuai dengan format yang tepat. Mengingat pentingnya slip gaji, pihak perusahaan harus mengetahui cara membuat slip gaji yang benar. 

Apabila Anda bekerja dalam bidang keuangan di perusahaan dan bertugas untuk membuat slip gaji, Anda harus mengetahui seperti apa format slip gaji yang tepat. Supaya tidak sampai salah komponen dan formatnya, mari simak bagaimana cara membuat slip gaji dengan komponen dan format yang benar lewat penjelasan berikut ini. 

Baca juga: Berapa Sih Gaji Pegawai Pajak Negeri?

Apa itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah bukti resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan mengenai rincian gaji atau upah setiap karyawannya. Slip gaji ini akan memiliki beberapa komponen yang menjelaskan nominal gaji yang diterima karyawan dalam setiap bulan atau periode yang disepakati secara bersama. 

Umumnya, informasi yang dilampirkan dalam slip gaji berisi mengenai jumlah gaji yang diterima, potongan iuran BPJS, potongan pajak, tunjangan makan, transportasi, dan lain-lainnya. Komponen-komponen tersebut sifatnya sangat penting bagi karyawan dan perusahaan. Oleh karenanya, cara membuat slip gaji harus dilakukan dengan komponen dan format yang sesuai supaya menghindari kesalahpahaman di masa mendatang. 

Pentingnya Slip Gaji Bagi Karyawan dan Perusahaan

Sesuai dengan UU Nomor 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan, tidak ada ketentuan khusus yang mewajibkan perusahaan dalam memberikan slip gaji kepada karyawannya. Akan tetapi, dalam UU Ketenagakerjaan, PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, pengusaha atau perusahaan diwajibkan memberikan bukti pembayaran upah dan rinciannya. 

Namun, kebanyakan perusahaan akan memberikan slip gaji karena memiliki fungsi dan manfaat yang besar bagi karyawan dan perusahaan. Pemberian bukti tertulis berupa slip gaji ini akan menjadi bukti sah jika perusahaan sudah membayarkan gaji kepada karyawannya. 

Di lain sisi, bagi karyawan, slip gaji sangat penting sebagai dokumen resmi yang menjelaskan rincian gaji mereka. Slip gaji juga dapat digunakan oleh karyawan sebagai bagian persyaratan untuk pengajuan KPR, kredit atau pinjaman, permohonan visa, hingga kredit kendaraan bermotor. Dokumen tersebut akan sangat berguna bagi perusahaan kredit untuk menilai apakah gaji tersebut sekiranya mampu untuk melunasi kredit yang diajukan. 

Slip gaji mulanya diterbitkan dalam bentuk kertas. Akan tetapi, mengingat saat ini teknologi digital sudah berkembang cukup pesat, beberapa perusahaan mulai mengirimkan atau melampirkan slip gaji secara online. Misalnya, dengan mengirimkan via email atau melalui sistem Human Resources Information System (HRIS) lewat aplikasi. 

Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha (SKU)

Komponen dan Format Pembuatan Slip Gaji

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, slip gaji karyawan harus memiliki komponen dan format yang tepat. Untuk itu, sebelum memahami bagaimana cara membuat slip gaji, Anda juga wajib mengetahui komponen slip gaji yang benar. Komponen slip gaji umumnya akan berisi informasi seperti nama bisnis atau perusahaan, logo perusahaan, alamat kantor, serta nomor telepon kantor. 

Data karyawan juga harus dicantumkan seperti nama lengkap, NIK, posisi atau jabatan, status kontrak kerja, nomor NPWP, dan informasi rekening bank milik karyawan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah komponen pembuatan gaji secara lengkap. 

1. Informasi perusahaan (nama, logo, dan alamat perusahaan)
2. Data karyawan (nama lengkap, jabatan, status kontrak, NPWP, dan informasi rek. bank)
3. Rincian gaji, meliputi:

• Gaji pokok yang diterima karyawan
• Tunjangan (makan, transportasi, komunikasi, dan lainnya)
• Gaji tambahan (misalnya, lembur)
• Bonus seperti THR atau Tunjangan Hari Raya
• Bonus lainnya yang disesuaikan dengan ketentuan perusahaan masing-masing

4. Potongan gaji, meliputi:

• Pajak penghasilan
• Iuran (BPJS atau asuransi lainnya)
• Pinalti
• Potongan lain yang disesuaikan dengan ketentuan perusahaan masing-masing

5. Informasi penting lain yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan masing-masing
6. Tanggal penerbitan slip gaji. 

Seperti itulah komponen slip gaji yang harus Anda ketahui sebagai bagian cara membuat slip gaji. Secara umum, komponen yang tercantum tersebut adalah rincian total yang didapat karyawan dalam satu bulan dan informasi penting yang terkait dengan kebijakan pemberian gaji di suatu perusahaan. 

Baca juga: Yuk, Intip Berapa Gaji CEO di Sebuah Perusahaan

Cara Buat Slip Gaji di Word dan Excel

Cara membuat slip gaji dapat Anda lakukan dengan menggunakan Ms. Word atau Ms. Excel. Cara pembuatan gaji di Ms. Word ini bisa dilakukan secara manual dan tidak sama dengan cara pembuatan gaji di Ms. Excel. 

Cara Membuat Slip Gaji di Ms. Word

Berikut adalah tahapan cara membuat slip gaji dengan Ms. Word:

1. Buka aplikasi Ms. Word di laptop atau komputer Anda
2. Buatlah desain format slip gaji sesuai dengan komponen yang telah disebutkan
3. Gunakan tabel supaya lebih mudah
4. Masukkan data-data penting yang diperlukan. 

Cara membuat slip gaji di atas memang harus dilakukan secara manual. Hal ini karena Ms. Word tidak memiliki fungsi sebagaimana Ms. Excel yang bisa digunakan untuk memasukkan rumus dan membuat database. 

Cara Membuat Slip Gaji di Ms. Excel

Selanjutnya, Anda juga bisa membuat slip gaji dengan bantuan Ms. Excel. Langkah-langkah lengkapnya bisa Anda ikuti sebagai berikut. 

1. Bukalah aplikasi Ms. Excel di komputer atau laptop Anda
2. Pada sheet 1, buatlah database berisikan semua jumlah karyawan dan gajinya
3. Buatlah desain format slip gaji untuk tiap karyawan di sheet 2
4. Gunakan rumus otomatis untuk mengisi rincian yang dibutuhkan 
5. Tambahkan pula PPh atau Pajak Penghasilan.

Disamping itu, ada cara lain yang bisa Anda terapkan. Setelah slip gaji selesai dibuat di Excel, gunakan fitur tool mail merge untuk menggabungkan database Excel tersebut ke dalam Ms. Word. Cara ini juga cukup efektif, terutama jika Anda tidak menyukai pembuatan slip gaji secara manual. 

Contoh Slip Gaji:

Supaya Anda lebih mudah dalam memahami cara membuat slip gaji, berikut adalah contoh slip gaji yang sudah disesuaikan dengan komponen dan format yang tepat. 

Demikianlah penjelasan mengenai cara membuat slip gaji beserta komponen dan formatnya yang tepat. Pembuatan slip gaji ini sifatnya sangat penting bagi karyawan dan perusahaan. Oleh karenanya, pembuatannya harus dilakukan dengan baik dan disesuaikan dengan format yang benar. 

Baca juga: Kredit Pintar: Pinjaman Online Cepat Cair, Berizin dan Diawasi oleh OJK

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.