Cara Membuat Mail Merge dengan 2 Aplikasi

Mail merge merupakan suatu fitur yang dalam bahasa Indonesia disebut sebagai surat masal. Fitur ini memang dirancang untuk mendukung proses pembuatan surat masal di aplikasi laptop dasar seperti Microsoft Word. Bagaimana cara membuat mail merge dengan mudah? Mail merge juga bisa diartikan sebagai suatu metode yang digunakan dalam pembuatan banyak tulisan sekaligus dalam suatu format khusus yang sama persis. Proses pembuatan banyak tulisan ini bisa berlangsung secara lebih praktis dan cepat. Pelajari cara membuatnya di halaman ini.

Baca juga: 5 Rekomendasi Produk Minyak Goreng Murah

Untuk melakukan mail merge ini, Anda bisa menggunakan aplikasi Microsoft Word maupun Microsoft Excel. Beberapa langkah yang perlu Anda ikuti ada dalam daftar berikut ini.

1. Siapkan datanya di Microsoft Excel

Saat Anda menjalankan fitur mail merge, file yang ada di Microsoft Excel bisa terhubung dengan dokumen di software Word. Microsoft Word akan mengambil berbagai data penting seperti nama, alamat, serta beberapa informasi lengkap tentang penerima surat, langsung dari Microsoft Excel. Sebelum Anda memulai cara membuat mail merge, pastikan seluruh informasi yang dibutuhkan sudah ada di dalam Microsoft Excel. Beberapa informasi yang sebaiknya ada dalam Excel antara lain nama lengkap, alamat lengkap dengan kode pos, gelar, dan lain sebagainya.

Jika Anda ingin menambahkan informasi lain seperti kontak, pastikan untuk melengkapi informasi tersebut di software Excel. Kolom yang ada di Excel harus benar-benar sesuai dengan bagan yang akan Anda gunakan saat menjalankan fitur mail merge. Contohnya, jika Anda akan mengelompokkan para penerima menggunakan kategori khusus seperti asal kota, pastikan ada kolom khusus yang berisi daftar kota di aplikasi Excel.

2. Tahapan membuat mail merge

Kalau data yang ada dalam aplikasi Excel sudah lengkap, benar, dan tepat, Anda bisa segera membuat mail merge dengan mudah. Di contoh berikut ini, Anda akan melihat bagaimana menciptakan mail merge dengan cara menggabungkan daftar penerima serta surat yang terdapat di Microsoft Word.

1. Buka terlebih dahulu dokumen surat yang telah Anda buat. Buat terlebih dahulu dokumen surat jika dokumen ini belum ada.
2. Cara membuat mail merge yang selanjutnya adalah menentukan terlebih dahulu merge yang bagaimana yang paling Anda inginkan. Buka bagian Mailings lalu pilih Start Mail Merge. Kemudian langsung saja pilih jenis mail merge yang paling sesuai dengan keinginan Anda.
3. Ada berbagai tipe atau jenis mail merge yang bisa Anda pilih, beberapa contohnya adalah Letters, Envelopes, Email Messages, Label, maupun Document. Sebagai contoh, pilih jenis mail merge Letters.
4. Lalu tentukan siapa saja penerima surat tersebut. Di bagian Mailings, pilih Select Recipients lalu langsung saja pilih bagian Use Existing List.
5. Hubungkan spreadsheet Excel ke dokumen Microsoft Word. Cara membuat mail merge dengan menghubungkan kedua aplikasi adalah membuka pengaturan di bagian penggabungan antara Word dan Excel. Dengan begitu sumber data pun akan langsung di update.
6. Ketika Anda melakukan perubahan data di file Excel, khususnya perubahan data penerima surat, maka informasi di Word juga akan berubah secara otomatis. Di bagian Select Data Source, temukan lembar Excel yang sesuai kemudian pilih Open.
7. Kalau Microsoft Word mengharuskan Anda untuk memilih salah satu tabel, konfirmasi tabel yang dimaksud kemudian langsung saja pilih OK.
8. Jika Anda hanya ingin menyertakan beberapa penerima saja dari spreadsheet Microsoft Excel, buka bagian Mailings kemudian pilih bagian Edit Recipient List sehingga muncul jendela Mail Merge Recipients. Beri centang hanya pada penerima yang Anda inginkan saja.
9. Cara membuat mail merge yang berikutnya adalah melanjutkan ke dokumen surat setelah pemilihan penerima surat selesai.

Baca juga: 10 Jenis Ikan Hias yang Cantik,dan Cara Merawatnya

3. Menciptakan dokumen untuk mail merge

Untuk membuat dokumen surat, Anda bisa langsung mengetikkan teks surat seperti kalau Anda mengetik dokumen biasa di Microsoft Word. Tapi ada beberapa langkah yang wajib diikuti saat akan menciptakan dokumen khusus untuk mail merge. Ini dia beberapa langkah yang wajib Anda ikuti.

1. Tambahkan placeholder pada dokumen surat Anda sehingga blok alamat atau Address Block serta kata sambutan atau Greeting Line bisa diletakkan dengan tepat. Klik pada bagian Mailing kemudian pilih Write & Insert Fields untuk menambahkan placeholder.
2. Biasanya sebuah jendela akan muncul dan menawarkan beberapa pilihan, bergantung pada placeholder yang Anda tambahkan, Pada cara membuat mail merge yang satu ini, pilih pilihan yang Anda inginkan dan Anda pun bisa melihat konfirmasi hasilnya di bagian Preview. Klik OK.
3. Kalau sudah, placeholder yang Anda pilih akan segera muncul di dokumen Anda. Untuk berbagai surat, penggunaan Greeting Line dan Address Block saja sudah cukup. Saat surat dicetak, seluruh surat akan mempunyai isi yang sama persis, kecuali alamat dan penerimanya.
4. Jika Anda ingin menambahkan informasi penerima pada dokumen surat, maka klik pada bagian Insert Merge Field lalu langsung saja pilih data yang akan dimasukkan dari berbagai pilihan yang ada.
5. Cara membuat mail merge, khususnya untuk memastikan semua informasi penerima akan muncul dengan tepat adalah dengan membuka bagian Mailing kemudian memilih Preview Results. Gunakan tombol kiri maupun kanan untuk melihat berbagai surat serta data penerimanya.

Setelah puas dengan perkiraan hasilnya, buka bagian Finish lalu pilih bagian Finish & Merge. Anda bisa langsung mengirimkan surat tersebut melalui email atau mencetak surat terlebih dahulu sebelum dikirimkan secara manual.

Baca juga: 7 Ide Parcel Lebaran Sederhana dan Murah

4. Menyimpan dan mengirimkan surat

Jika Anda ingin menambahkan beberapa perubahan sebelum mengirimkan surat lewat email atau mencetaknya, klik pada bagian Edit Individual Documents. Dokumen yang baru akan segera terbuka sehingga Anda bisa melakukan perubahan di bagian surat yang Anda inginkan. Setelah mengikuti seluruh cara membuat mail merge di atas, Anda perlu menyimpan dokumen tersebut. Cara menyimpan dokumen mail merge sama saja dengan penyimpanan dokumen Word biasa. Cukup klik pada tombol Save atau Anda juga bisa memencet tombol Ctrl dan S bersamaan.

Setelah dokumen tersimpan di komputer, dokumen ini akan tetap terhubung dengan daftar yang ada di dokumen Excel. Saat Anda akan memakai dokumen mail merge, buka saja dokumennya lalu klik tombol Yes ketika Microsoft Word menanyakan konfirmasi untuk tetap menyambungkan mail merge. Jika Anda terlalu sibuk untuk mengikuti cara membuat mail merge dan menciptakan dokumen mail merge sendiri, gunakan jasa pembuatan mail merge khusus yang ada di internet. Untuk menggunakan jasa khusus ini, Anda tentu membutuhkan biaya ekstra untuk membayar jasa tersebut.

Unduh aplikasi Kredit Pintar untuk memperoleh dana sesuai kebutuhan dan gunakan dana tersebut untuk memenuhi berbagai kebutuhan Anda, seperti membuat mail merge dengan bantuan jasa pembuatan program.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech berizin dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.